Как правильно заполнить Расчет по форме 6-НДФЛ и Справку о доходах физического лица за 2023 год, если в 2023 году были выплачены долги по заработной плате за некоторые месяцы 2020 и 2022 годов?

Долги по зарплате за годы, предшествующие 2023 году, но выплаченные в 2023 году, отражаются в Расчете по форме 6-НДФЛ и в Справках о доходах физических лиц за 2023 год (для отчетности за 2023 год утверждены приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@). Если соответствующие доходы уже были отражены в отчетности по НДФЛ за прежние периоды (в данном случае 2020 и 2022 годы), надо представить корректирующую отчетность за эти прошедшие периоды.

По этому поводу в письме ФНС России от 14.02.2023 N ЗГ-3-11/2128@ поясняется следующее.

Согласно п. 1.3 Порядка заполнения Расчета по форме 6-НДФЛ, утвержденного приказом ФНС России от 15.10.2020 N ЕД-7-11/753@, Расчет по форме 6-НДФЛ заполняется налоговыми агентами на основании данных учета доходов, начисленных и выплаченных физическим лицам налоговым агентом, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленного и удержанного НДФЛ, содержащихся в регистрах налогового учета.

В этой связи в расчете по форме 6-НДФЛ налоговым агентом указываются суммы дохода в виде заработной платы, которые фактически выплачены физическим лицам (получены физическими лицами). Суммы заработной платы, фактически не выплаченные работникам организации (сумма задолженности по заработной плате), не указываются налоговым агентом в расчете по форме 6-НДФЛ.

Согласно Федеральному закону от 14.07.2022 N 263-ФЗ п. 2 ст. 223 НК РФ, в соответствии с которым датой фактического получения налогоплательщиком дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (контрактом), утратил силу с 1 января 2023 года.

В этой связи с 1 января 2023 года дата фактического получения дохода в денежной форме в виде оплаты труда определяется в соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ как день выплаты дохода, в том числе перечисления дохода на счета налогоплательщика в банках либо по его поручению на счета третьих лиц.

Таким образом, если заработная плата за выполнение трудовых обязанностей в одном налоговом периоде выплачивается в другом налоговом периоде, то такой доход относится к другому налоговому периоду.

На основании п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате с учетом особенностей, установленных этим пунктом.

Таким образом, резюмируют чиновники, сумма задолженности по заработной плате за 2021 год, выплаченная работникам организации в 2023 году, относится к доходам налогового периода 2023 года и указывается в расчете по форме 6-НДФЛ за соответствующий период 2023 года, а также в приложении N 1 "Справка о доходах и суммах налога физического лица" к расчету по форме 6-НДФЛ за 2023 год.

Они добавили, что при этом с учетом п. 6 ст. 81 НК РФ налоговому агенту в целях исключения суммы заработной платы, фактически не выплаченной работникам организации, необходимо внести соответствующие изменения в расчет по форме 6-НДФЛ за 2021 год и представить в налоговый орган уточненный расчет по форме 6-НДФЛ за 2021 год.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Вопрос: НДФЛ при погашении заработной платы за октябрь 2022 года в январе 2023 года. Как заполнить 6-НДФЛ и Уведомление? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2023 г.)

- Вопрос: Как заполнить 6-НДФЛ за 2022 год, если зарплата за октябрь, ноябрь и декабрь 2022 года выплачена в январе 2023 г.? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, март 2023 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Подкопаев Михаил

Ответ прошел контроль качества

22 февраля 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.