Документальное оформление выполнения ремонтных работ силами сотрудников предприятия

Многие работы по замене запчастей (оборудования, транспортных средств), проведению мелких ремонтов (помещений, крыльца) выполняются силами сотрудников предприятия. Как правильно документально оформить проведение этих видов работ: приказ по предприятию, акт выполненных работ? Обычно перед проведением ремонта составляется дефектная ведомость, а израсходованные ТМЦ списываются на основании акта на списание без конкретизации отремонтированных объектов.

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Ни нормативными актами по бухгалтерскому учету, ни Налоговым кодексом РФ не установлен конкретный порядок документального оформления операций при выполнении ремонтов объектов ОС силами работников предприятия.

Используемый порядок документального оформления операций, подтверждения расходов и учета МПЗ необходимо закрепить в учетной политике организации (локальном нормативном акте, например, Положении о порядке проведения ремонтов). При этом имеющиеся у предприятия документы должны подтверждать не только необходимость проведения ремонтных работ, но и факт их выполнения применительно к конкретному объекту ОС.

Подробнее о документальном оформлении операций смотрите в тексте обоснования.

Обоснование позиции:

В соответствии с ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

Все формы применяемых первичных учетных документов определяются руководителем экономического субъекта, а разрабатываются - лицом, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм. Однако при разработке собственных первичных учетных документов организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

ФСБУ 26/2020 "Капитальные вложения" устанавливает требования к формированию в бухгалтерском учете информации о капитальных вложениях организации, но не содержит указаний к их документальному оформлению. ФСБУ 6/2020 "Основные средства" также не содержит каких-либо специальных правил оформления документов по учету (в том числе ремонту) ОС.

Поскольку специальных правил в ФСБУ 6/2020 и ФСБУ 26/2020 не содержат, можно провести аналогию с п. 67 утративших силу Методических указаний по бухгалтерскому учету ОС, в котором было указано, что затраты, производимые при ремонте объекта ОС, отражаются на основании соответствующих первичных учетных документов. При этом в Методических указаниях не было комментария или конкретизации документов для оформления операций.

Законодательство по бухгалтерскому учету и НК РФ не обязывают организации оформлять дефектные ведомости. Вместе с тем этот документ подтверждает необходимость проведения ремонтных работ, поэтому дефектные ведомости наряду с другими документами свидетельствуют об экономической обоснованности расходов. При этом вместо дефектной ведомости может составляться акт осмотра либо документ с иным наименованием (ведомость дефектов, акт обследования технического состояния и т.д.). Главное, чтобы содержание такого документа свидетельствовало о наличии и описании дефекта (поломки) конкретной детали (узла, элемента), а также необходимости устранения выявленной поломки (смотрите материал: "Вопрос: организация, осуществляющая текущий ремонт автомобилей собственными силами, не составляет дефектные ведомости... ("Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2012 г.)").

Практика применения дефектной ведомости указывает, что данный документ используется для оформления предполагаемых объемов работ по ремонту для целей планирования закупок материалов, работ, услуг (не является первичным учетным документом). Дефектная ведомость - это документ, в котором отражают список поломок, изъянов и неисправностей (письмо Минфина России от 14.01.2019 N 02-07-10/868, Решение УФАС по Московской области от 03.10.2022 N 050/06/105-36109/2022).

К сведению:

Обязательность составления дефектной ведомости возникает только в случае, если это предусмотрено учетной политикой, локальным нормативным актом организации, например, Порядком проведения ремонта ОС (смотрите постановление АС Западно-Сибирского округа от 13.03.2015 N Ф04-15722/15).

Важно помнить, что сама по себе дефектная ведомость не является основанием для списания МПЗ, израсходованных при проведении ремонтных работ.

Первичными учетными документами по отпуску материалов со складов организации в подразделения организации обычно являются:

- лимитно-заборная карта (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы N М-8),

- требование-накладная (может быть разработано на основе типовой межотраслевой формы N М-11),

- накладная (может быть разработана на основе типовой межотраслевой формы N М-15).

Образцы типовых форм утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а. На их основании можно разработать и любые другие собственные формы документов Смотрите дополнительно: Энциклопедия решений. Учет отпуска материалов в производство; Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет передачи материалов в производство в соответствии с ФСБУ 5/2019.

В действовавших до 01.01.2021 Методических указаниях по бухгалтерскому учету МПЗ указывалось, что организация, исходя из специфики своей деятельности, разрабатывает внутренние положения, инструкции, иные организационно-распорядительные документы, необходимые для надлежащей организации учета и контроля за использованием МПЗ, в частности, формы первичных документов по приему, отпуску (расходованию) и перемещению материально-производственных запасов и порядок их оформления (составления), а также правила документооборота (п. 3 Методических указаний).

При этом организации важно подтвердить не только отпуск конкретных МПЗ со склада, но и их фактическое использование при ремонте конкретных объектов ОС. Например, если запчасти использованы для ремонта автомобиля, то в акте (ведомости) на списание МПЗ, как и в дефектной ведомости, должны быть отражены марка (модель) транспортного средства, его регистрационный номер. В противном случае, т.е. если из акта списания запчастей невозможно установить, при ремонте какого транспортного средства была использована конкретная запчасть, организации будет отказано в праве учесть стоимость запчастей в составе расходов (для целей налогообложения прибыли либо применения УСН), а также в использовании вычетов по НДС.

Суды неоднократно указывали, что представленные налогоплательщиком документы должны содержать информацию о том, при ремонте каких объектов были использованы списанные ТМЦ (п. 1 ст. 324 НК РФ, постановление Семнадцатого ААС от 16.08.2018 N 17АП-7894/18).

В частности, документы должны позволить идентифицировать произведенные расходы применительно к конкретному автомобилю и подтвердить использование транспортного средства в хозяйственной деятельности предприятия (смотрите, например, решения АС Забайкальского края от 19.06.2023 по делу N А78-499/2023, АС Республики Татарстан от 13.02.2023 по делу N А65-24949/2022, постановление Девятого ААС от 02.08.2010 N 09АП-15448/2010).

Причем в целях подтверждения факта использования ТМЦ при проведении ремонта могут использоваться не только акты на списание, но и иные документы, например, ведомости списания, отчет об использовании МПЗ или даже журнал учета использованных запчастей (смотрите постановление ФАС Центрального округа от 28.04.2011 N Ф10-1060/2011 по делу N А35-6355/2010). Важно не наименование документа, не его форма (текстовая, табличная, комбинированная), а содержание отраженной в нем информации (виды использованных МПЗ, отремонтированные объекты) и подписи соответствующих лиц (например, водителей, механиков, начальника транспортного цеха).

Конкретные виды документов организация вправе определить самостоятельно, в т.ч. применительно к соответствующей ситуации. Поясним. На наш взгляд, в случае замены водителем перегоревшей лампочки или какого-либо фильтра составление дефектной ведомости, актов списания, актов осмотра после выполнения работ на каждый случай и на каждый автомобиль будет избыточным. Полагаем, подобные МПЗ можно списывать на основании накопительных ведомостей (актов), оформляемых, например, ежемесячно и содержащих подписи механика и водителя. Утверждать такие ведомости может, например, начальник транспортного цеха.

Если же речь идет о ремонте транспортного средства, производственного помещения, рампы, крыльца, то в каждом случае следует оформить не только дефектную ведомость, но и отчет об использовании (или акт на списание) МПЗ. Дополнительно могут быть составлены приказ о проведении ремонта и акт осмотра, подтверждающий факт выполнения всех работ, необходимых для восстановления объекта ОС.

К сведению:

Составление актов сдачи-приемки выполненных работ необходимо, если ремонтные работы осуществляются сторонней подрядной фирмой или сотрудником предприятия на основании заключенного с ним договора гражданско-правового характера.

Подведем итог. При выполнении ремонтов силами работников самого предприятия расходы могут быть подтверждены следующими документами:

- дефектная ведомость;

- приказ о проведении ремонта;

- первичные документы по отпуску МПЗ со склада (требования-накладные, лимитно-заборные карты, накладные);

- акты (ведомости) на списание МПЗ.

Кроме того, по завершении ремонта организация вправе дополнительно оформить акт осмотра, который будет подтверждать факт выполнения всех работ, необходимых для восстановления конкретного объекта ОС.

Таким образом, имеющиеся у организации документы должны подтверждать не только необходимость проведения ремонтных работ, но и факт их выполнения в отношении каждого конкретного объекта ОС.

С учетом конкретных обстоятельств используемый порядок документального оформления операций, подтверждения расходов и учета МПЗ необходимо закрепить в учетной политике организации (локальном нормативном акте, например, Положении о порядке проведения ремонтов).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет расходов на ремонт основных средств;

- Энциклопедия решений. Бухгалтерский учет ремонта и содержания основных средств в соответствии с ФСБУ 6/2020 и ФСБУ 26/2020;

- Энциклопедия решений. Учет текущего ремонта основных средств;

- Энциклопедия решений. Порядок ведения налогового учета расходов на ремонт основных средств;

- Энциклопедия решений. Дефектная ведомость;

- Вопрос: Документальное оформление ремонтных работ (основные средства), выполняемых своими силами (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2024 г.);

- Вопрос: Какие документы нужно оформить при капитальном ремонте основного средства? Достаточно ли приказа на проведение ремонта, форм ОС-1 и КС-11? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, декабрь 2022 г.);

- Вопрос: Что такое дефектная ведомость? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2019 г.);

- Подтверждаем расходы на ремонт техники (Д.В. Дурново, "Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 3, март 2012 г.);

- Вопрос: Документальное подтверждение расходов на ремонт автомобиля (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, октябрь 2022 г.);

- Вопрос: Обязательно ли прилагать дефектную ведомость перед ремонтом оборудования? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, февраль 2024 г.);

- Примерная форма дефектной ведомости (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);

- Пример заполнения Акта о выявленных дефектах оборудования (Форма N ОС-16) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ, июль 2024 г.);

- Примерная форма приказа на проведение ремонта собственными силами (хозяйственным способом) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);

- Примерная форма внутреннего акта о выполнении ремонтных работ хозяйственным способом (собственными силами) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кошкина Татьяна

Ответ прошел контроль качества

18 августа 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.