Поставщик осуществил доставку организации через транспортную организацию (ООО "Деловые Линии"). Поставщик транспортные расходы перевыставляет. Так как поставщик выставляет организации транспортные услуги отдельной строкой, бухгалтер требует подтверждение перевозки груза, а именно транспортную накладную. ООО "Деловые Линии" транспортную накладную не выписывает. Поставщик тоже не понимает, как выписать транспортную накладную без данных по перевозчику, а именно данных водителя. Какой документ может являться подтверждением перевозки в рассматриваемой ситуации?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Подтверждением перевозки со стороны экспедитора будут являться следующие документы, которые перевозчик должен предоставить организации:

- договор между перевозчиком и экспедитором;

- поручение экспедитору;

- экспедиторская расписка;

- счет-фактура и акт оказанных услуг (либо универсальный передаточный документ).

Помимо этого, в договоре могут быть предусмотрены иные документы, которые экспедитор предоставляет клиенту, и, соответственно, которые поставщик должен предоставить организации, например, отчет о стоимости оказанных услуг за месяц и счет (смотрите ниже анализ шаблона договора транспортной экспедиции ООО "Деловые линии").

Обоснование позиции:

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

Для признания расходов на услуги транспортной экспедиции в налоговом учете нужны формы экспедиторских документов, утвержденные приказом Минтранса России от 11.02.2008 N 23, письма Минфина России от 11.03.2019 N 03-03-06/1/15512, от 01.03.2019 N 03-03-06/1/13567, от 16.01.2018 N 03-03-06/1/1533).

Порядок осуществления транспортно-экспедиционной деятельности - оказания услуг по организации перевозок грузов, оформлению перевозочных документов, документов для таможенных целей, иных услуг, связанных с перевозкой грузов, регулируется главой 41 "Транспортная экспедиция" ГК РФ и Федеральным законом от 30.06.2003 N 87-ФЗ "О транспортно-экспедиционной деятельности" (далее - Закон N 87-ФЗ).

В соответствии с п. 1 ст. 801 ГК РФ по договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента - грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза.

При этом неотъемлемой частью договора транспортной экспедиции являются экспедиторские документы, а именно:

- поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции);

- экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);

- складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение и составляется в случае необходимости).

Указанные документы составляются в письменной форме. Порядок оформления и формы экспедиторских документов утверждены приказом Минтранса России от 11.02.2008 N 23 (смотрите пп. 5, 7 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденных постановлением Правительства России от 08.09.2006 N 554 (далее - правила ТЭД), постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 09.04.2021 N 01АП-1564/21 по делу N А43-36156/2020).

Следует отметить, что, по мнению Минфина России, затраты на транспортные услуги сторонних организаций по доставке товаров могут быть учтены организацией в составе материальных расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, только при наличии оформленной товарно-транспортной накладной по утвержденной форме N 1-Т или транспортной накладной. Аналогичного подхода придерживаются и некоторые суды, правда, при наличии иных свидетельств о нереальности хозяйственной операции (смотрите Отрицательная практика. Энциклопедия решений. Учет расходов на приобретение работ и услуг производственного характера). Т.е. в приведенной отрицательной практике суды исходили из того, что оспариваемые транспортные расходы фактически налогоплательщику не оказывались и были направлены на получение необоснованной налоговой выгоды (например, неправомерное возмещение НДС из бюджета).

Между тем, согласно позиции налоговых органов, при отсутствии транспортной накладной иные документы могут быть расценены как документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы (смотрите письмо ФНС России от 19.04.2021 N СД-4-2/5238). Судебные органы также считают, что отсутствие товарно-транспортных накладных не является препятствием для признания расходов на транспортные услуги сторонних организаций при наличии иных подтверждающих документов (договоров об оказании услуг по перевозке, расчетов тарифов, протоколов разногласий, путевых листов, счетов-фактур, платежных документов на оплату услуг и банковских выписок, приемо-сдаточных актов и т.д.) (смотрите Положительная практика. Энциклопедия решений. Учет расходов на приобретение работ и услуг производственного характера).

Таким образом, в рассматриваемом случае, если поставщик перевыставляет организации услуги транспортной экспедиции, то для признания организацией расходов в налоговом учете поставщик подтверждает перевозку путем предоставления, в т.ч. договора между поставщиком и ООО "Деловые Линии", поручения экспедитору и экспедиторской расписки.

Помимо вышеуказанных документов, поставщик должен подтвердить стоимость услуг транспортной экспедиции путем перевыставления счета-фактуры и акта оказанных услуг (либо УПД).

Также, согласно п. 6 Правил ТЭД, в зависимости от характера транспортно-экспедиционных услуг, в том числе при перевозках груза в международном сообщении, сторонами договора транспортной экспедиции может быть определена возможность использования экспедиторских документов, не указанных в п. 5 Правил ТЭД. Заметим, Минфин России относительно п. 6 Правил ТЭД разъясняет, что на основании данной нормы состав экспедиторских документов может быть расширен, а не заменен (письма Минфина России от 16.01.2018 N 03-03-06/1/1533, от 05.07.2017 N 03-03-06/1/42369, от 22.03.2017 N 03-03-06/1/16317). Минфин России указывает, что в целях подтверждения расходов при оказании услуг транспортной экспедиции в рамках главы 25 НК РФ необходимо наличие экспедиторских документов, а также любых документов, подтверждающих фактическое выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза (письма Минфина России от 09.09.2021 N 03-03-06/1/72942, от 03.09.2021 N 03-03-06/1/71385).

Поэтому организация при получении от поставщика договора между поставщиком и экспедитором должна проанализировать, какие ещё документы оформляются в рамках оказания услуг по договору транспортной экспедиции, и запросить у поставщика указанные документы.

Нами проанализирован шаблон договора транспортной экспедиции ООО "Деловые Линии" (далее - Договор), который размещен на официальном сайте ООО "Деловые Линии" и согласно которому экспедитор предоставляет клиенту следующие документы:

- по электронной почте клиенту направляется отчет о стоимости оказанных услуг за месяц (п. 5.3 Договора);

- счет, акт оказанных услуг и счет-фактура (п. 5.4 Договора);

Кроме того, согласно условиям Договора:

- клиент направляет на электронный адрес экспедитора поручение экспедитору (заявку) по форме, указанной в Приложении N 3 к Договору (п. 1.1 Договора);

- факт передачи груза экспедитору подтверждается записью (подписью) в накладной (экспедиторской расписке) экспедитора или в транспортной накладной (экспедиторской расписке) иной транспортной организации, привлеченной к перевозке (п. 3.1.2 Договора);

- факт передачи груза грузополучателю подтверждается подписью уполномоченного лица в накладной (экспедиторской расписке) экспедитора или в транспортной накладной (экспедиторской расписке) иной транспортной организации, привлеченной к перевозке (п. 3.2.4 Договора).

Исходя из вышеизложенного, если проанализированный нами шаблон договора транспортной экспедиции ООО "Деловые линии" совпадает с договором между поставщиком и ООО "Деловые линии", то поставщик, помимо договора между поставщиком и ООО "Деловые Линии", поручения экспедитору, экспедиторской расписки, счета-фактуры и акта оказанных услуг (либо УПД), должен предоставить:

- отчет о стоимости оказанных услуг за месяц (п. 5.3 Договора);

- счет (п. 5.4 Договора).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Вопрос: Использование в целях налогообложения форм, заменяющих поручение экспедитору и экспедиторскую расписку (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2022 г.);

- Вопрос: Документы, которые клиенту необходимо получить у экспедитора для исключения налоговых рисков (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2021 г.);

- Вопрос: Необходимость и оформление транспортной накладной и экспедиторских документов для клиента по договору транспортной экспедиции (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2021 г.);

- Вопрос: Договором транспортной экспедиции предусмотрено вознаграждение экспедитору. Заказчик возмещает экспедитору расходы, связанные с исполнением договора. Экспедитор в целях исполнения договора транспортной экспедиции от своего имени заключает договор перевозки со сторонней организацией (является плательщиком ЕНВД). Что является доходом экспедитора (УСН с объектом налогообложения "доходы") по договору транспортной экспедиции? На основании каких документов заказчик возмещает экспедитору расходы, связанные с выполнением договора экспедиции? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, сентябрь 2019 г.);

- Энциклопедия решений. Оформление счетов-фактур экспедитором (февраль 2024).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Игнатов Дмитрий

Ответ прошел контроль качества

11 февраля 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.