Организация ведет кадровое делопроизводство на бумажном носителе.
В организации 10 подразделений, в каждом структурном подразделении 50 человек (всего трудится 500 человек). В каждом структурном подразделении назначен табельщик, который ведет работу по табелированию работников своего подразделения, в соответствии со своей должностной инструкцией, в которой отражена трудовая функция по ведению табеля. В настоящее время табели подписываются на бумажном носителе. Принято решение о переходе по подписанию табелей в электронном виде посредством СБИС. В организации учет рабочего времени и табель ведутся и формируются в программе Парус, там же ведется расчет заработной платы. После перехода на табели в электронном виде сформированный в программе Парус табель будет выгружаться в файл формата Excel и загружаться в СБИС для дальнейшего его согласования и подписания. В СБИСе его будут подписывать простой электронной подписью: руководитель структурного подразделения, табельщик, кадровик. Получателем табеля в СБИС является бухгалтер по расчету заработной платы. На бумажном носителе табель дублироваться не будет (создано электронное хранилище, куда табельщики будут выгружать исходный файл, файлы подписи всех, кто подписал, PDF-визуализация со штампами подписей с отметками времени).
Нужно ли в случае перехода на согласование и подписание табелей посредством СБИС (предоставление табелей в бухгалтерию в электронном виде) заключать дополнительные соглашения к трудовым договорам с табельщиками (10 человек) и/или со всеми работниками (500 человек) в соответствии с требованиями как п. 2 ст. 6 и п. 2 ст. 9 Закона N 63-ФЗ, так и ст. 22.3 ТК РФ?
В данном случае речь не идет о подписании персонифицированных документов, а об исполнении должностных обязанностей в соответствии с должностной инструкцией (например, акты выполненных работ, счета-фактуры и прочие рабочие документы уже подписываются в СБИС в электронном виде и с этими работниками нет необходимости заключения соглашения о переходе на кадровый электронный документооборот)?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В случае перехода на ведение табеля учета рабочего времени в электронном виде (подписания простой электронной подписью) не требуется заключение с работниками соглашений о переходе на кадровый электронный документооборот.

Обоснование позиции:
Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
Положения ч. 1 ст. 22.1 и статей 22.2 и 22.3 ТК РФ применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись, за исключением документов, указанных в ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ.
В силу ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Каких-либо требований к порядку ведения такого учета работодателями, не относящимися к организациям госсектора, нормативно не установлено. На практике для этих целей используют именно табели учета рабочего времени. При этом ознакомление работника с табелем учета рабочего времени трудовым законодательством не предусмотрено.
При этом необходимо отметить, что табель учета рабочего времени является первичным документом. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Табель подтверждает исполнение работником обязательств в соответствии с трудовым договором, на его основании производится начисление заработной платы и признание расходов на оплату труда в налоговом учете.
Согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны устанавливаться федеральными стандартами бухгалтерского учета. Но до настоящего времени такой стандарт пока не принят. Поэтому при оформлении первичных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись, при условии соблюдения требований Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (письмо Минфина России от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456, письмо Минфина России от 5 мая 2015 г. N 07-01-06/25701).
Таким образом, табель учета рабочего времени может существовать в электронном виде и быть подписан простой электронной подписью (смотрите ответ Роструда "Онлайнинспекция.РФ").
Форму табеля учета рабочего времени организации частного сектора должны определить самостоятельно, что следует из ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При этом не запрещено разработать собственную форму на основе одной из унифицированных форм табеля учета рабочего времени, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, либо же установить, что для учета рабочего времени используется форма N Т-12 или форма N Т-13 без изменений.
При этом в случае перехода на ведение табеля учета рабочего времени в электронном виде (подписания простой электронной подписью) не требуется заключение с работниками соглашений о переходе на кадровый электронный документооборот, так как данный вид документа не перечислен в ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ. В организации должен быть принят локальный нормативный акт - регламент участников электронного взаимодействия. В этом документе необходимо указать, что в компании используется электронный документооборот и действия работника в системе электронного документооборота несут юридические последствия. Здесь же описывается вид электронной подписи, принятый в организации. Работники должны быть ознакомлены с данным регламентом, что должно подтверждаться собственноручной "живой" подписью.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ипполитова Ирина

Ответ прошел контроль качества

17 ноября 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.