Вводится понятие оправдательного документа. В общем случае это не первичка, но иногда может ею быть.
Минфин выпустил информационное сообщение "Новое в бухгалтерском законодательстве: факты и комментарии" от 10 июня 2021 года № ИС-учет-33, посвященное ФСБУ о документах и документообороте в бухучете. Утвержден этот стандарт совсем недавно приказом Минфина № 62н. Ведомство рассказало об основных новациях.
Общее
ФСБУ 27/2021 распространяется на все экономические субъекты, кроме бюджетной сферы (предыдущее – пока еще действующее – положение 105 времен СССР, не касается банков). ФСБУ установлены требования только к первичным учетным документам и регистрам бухчета (пока что подобные требования есть также и к бухотчетам и балансам). Действие стандарта не распространяется на бухгалтерскую (финансовую) отчетность.
Определен термин "дата составления первичного учетного документа" – дата подписания документа лицом, совершившим сделку, операцию и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление события. Согласно стандарту дата составления может отличаться от даты совершения факта хозяйственной жизни. Однако нельзя забывать про требование закона о бухучете, согласно которому первичка должна быть составлена при совершении факта, а если это невозможно – непосредственно после его окончания. При различии дат в первичке указываются обе даты.
Оправдательный
Введено понятие "оправдательный документ" – содержащий информацию о факте хозжизни документ, на основании которого в первичку включаются обязательные реквизиты. Оправдательными являются, в частности, документы по гражданско-правовым отношениям субъекта с контрагентами, работниками, госорганами, либо используемые для управления субъектом. Например, договор, кассовый чек, квитанция об оплате, судебный акт, торговый товарный счет. В отличие от первички, оправдательный документ не предназначен для оформления факта хозжизни и не содержит все обязательные реквизиты.
В первичку, обязательные реквизиты которой указаны на основании оправдательного документа, должна включаться информация, позволяющая идентифицировать последний. Иногда оправдательный документ может использоваться в качестве первичного – если есть все обязательные реквизиты.
О первичке
Одним первичным документом согласно стандарту смогу оформляться: несколько связанных фактов хозжизни; ряд биржевых сделок с разными контрагентами. Отдельные факты могут оформляться не при их совершении, а с определенной периодичностью – за сутки, неделю, месяц, квартал. Это длящиеся факты – начисление процентов, амортизация; повторяющиеся факты – поставки по одному долгосрочному договору. Периодичность составления первички определяет сам субъект с учетом рациональности, но в любом случае такая первичка должна составляться на отчетную дату.
Установлены особенности для ведения деятельности за границей, которые ориентируются на местное законодательство. Если оно требует составлять первичку и регистры на языке этого государства – так и надо делать, первичку можно не переводить, а регистры – надо. В противном случае все составляется на русском, а если нет – то для первички нужен построчный перевод.
Определены допустимые виды электронной подписи документов бухучета. Если подпись нужна на основании нормативных актов, то надо применть тот ее вид, который в них указан. Во всех иных случаях виды электронной подписи документов бухучета выбираются экономическим субъектом: это может быть простая ЭП, усиленная (неквалифицированная и квалифицированная). Если первичка составляется совместно с другими участниками электронного взаимодействия, вид ЭП определяются соглашением.
Об исправлениях
Установлены общие требования к исправлениям, а именно:
- исправления в документах бухучета запрещены в случаях, установленных законодательством;
- в результате исправления должны быть ясны ошибочные и исправленные данные;
- исправление производится исключительно лицом, составившим документ или ответственным за ведение регистра;
- исправление должно содержать ряд обязательных реквизитов (дату исправления, подписи с указанием должностей, фамилий и инициалов);
- электронный документ можно исправить путем составления нового с указанием на то, что он составлен взамен первоначального, и обязательных для исправления реквизитов. Средства воспроизведения нового документа должны обеспечить невозможность его использования отдельно от первоначального;
- исправление в бумажном документе допустимо путем зачеркивания и не разрешено путем составления нового.
О хранении
Запрещен перевод документов, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения. Хранение допускается, в основном, только в России (в том числе для баз данных). Это требование не означает, что документы и данные не могут параллельно храниться за границей (например, когда этого требует законодательство страны-места ведения деятельности).
ФСБУ 27/2021 вступает в силу с 1 января 2022 года. Вместе с тем, организация вправе принять решение о досрочном применении этого стандарта.