Бывший сотрудник сделал запрос о выдаче документов, связанных с работой, в том числе работник затребовал справку о заработной плате и справку о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. Сотрудник работал в учреждении в период с 1996 по 2021 год. Он требует справку за весь указанный период.
Обязан ли работодатель выдать справку работнику за такой период?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если у работодателя имеются в наличии запрашиваемые работником документы, то, несмотря на их большой объем, их копии должны быть предоставлены работнику.

Обоснование вывода:
В соответствии с частью первой ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с ТК РФ, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
С учетом общих норм, регламентирующих понятия "работник" и "работодатель" и их статус (ст. 15, 20-22, 56 ТК РФ), можно прийти к выводу о том, что данная норма действует только в отношении лица, состоящего в трудовых отношениях с работодателем на момент запроса копий документов. Однако при таком подходе указание в ст. 62 ТК РФ на обязанность работодателя выдать приказ об увольнении в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления становится бессмысленным: приказ об увольнении можно выдать настоящему (не бывшему) работнику только в день увольнения. В связи с этим мы полагаем, что по смыслу ст. 62 ТК РФ работодатель должен выдавать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней как лицам, с которыми у него имеются действующие трудовые договоры, так и тем, с которыми трудовые договоры уже прекращены.
Суды также придерживаются позиции, в соответствии с которой правом требовать от работодателя копии документов, связанных с работой, обладают и бывшие работники (смотрите, например, определение Верховного Суда РФ от 07.12.2020 N 56-КГ20-8-К9, определение Свердловского областного суда от 14.01.2021 N 33-504/2021, определение Владимирского областного суда от 10.07.2014 N 33-2460/2014). При этом законодательством не ограничено количество обращений работника к работодателю с заявлением о выдаче документов, связанных с работой (смотрите, например, определение Тульского областного суда от 01.08.2017 N 33а-2452/2017)*(1).
Не ограничен каким-либо сроком и период, за который работник запрашивает документы. Отметим, что в судебной практике имеется пример, когда суд признал незаконным отказ работнику в выдаче справки о средней заработной плате от организации, находящийся в процессе ликвидации, по причине передачи необходимых для ее формирования документов в архив (смотрите определение Верховного Суда РФ от 16.12.2016 N 307-ЭС16-15862).
При рассмотрении споров о нарушении работодателем требований ст. 62 ТК РФ судами учитывается объективная возможность работодателя выдать запрошенные работниками документы (смотрите раздел "Другие трудовые споры" справки по результатам обобщения практики рассмотрения мировыми судьями трудовых споров, составленную Липецким областным судом). Представляется очевидным, что в случае физического отсутствия у работодателя запрошенного работником документа невыдача его копии не может рассматриваться в качестве виновного действия (смотрите, например, определение Калининградского областного суда от 17.03.2021 N 33-1390/2021, решение Сургутского городского суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 22.08.2012 N 2-4699/2012). Также судами при рассмотрении дел о нарушении работодателем ст. 62 ТК РФ учитывается, приняты ли им все меры к исполнению запроса работника (смотрите, например, постановление Братского городского суда Иркутской области от 22.01.2020 N 5-2/2020). Предоставление работнику копий большого количества документов в более чем трехдневный, но разумный срок, не свидетельствует о бездействии работодателя (смотрите, например, определение Тверского областного суда от 23.03.2021 N 33-686/2021)*(1).
Учитывая названное, полагаем, что если в данном случае у работодателя имеются в наличии запрашиваемые работником документы, то, несмотря на их большой объем, их копии должны быть предоставлены работнику.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панова Наталья

Ответ прошел контроль качества

14 сентября 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Отметим, что это не единственный случай, когда в ТК РФ термин "работник" употребляется в том числе в отношении лиц, трудовые отношения которых с работодателем уже прекращены (смотрите, например, часть шестую ст. 84.1, часть вторую ст. 391, часть первую ст. 392 ТК РФ).