Организация заключила договор аренды квартиры с частным лицом для своего сотрудника, отправленного в длительную командировку. В договоре сказано, что арендатор оплачивает коммунальные платежи. Коммунальные платежи оплачивает командированный работник, а затем организация компенсирует ему данные расходы.
Что будет основанием для принятия этих сумм к учету для бухгалтерии?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы по оплате коммунальных услуг за арендованное жилое помещение признаются в целях налогообложения на основании в том числе договора аренды (найма) и квитанций на конкретный вид услуг, выписанных поставщиками коммунальных услуг.

Обоснование вывода:
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в том числе на:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы;
Нормативно-правовые акты не обязывают командированного сотрудника жить исключительно в гостинице, равно как не содержат запрета на его проживание в частном секторе. Следовательно, во время командировки работник вправе проживать и в арендованной квартире.
Представители финансового ведомства приходят к выводу, что плату за аренду квартиры можно учесть при налогообложении прибыли на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (смотрите, например, письма Минфина России от 15.01.2016 N 03-03-07/803, от 25.03.2010 N 03-03-06/1/178).
В свою очередь, из письма Минфина России от 05.12.2011 N 03-03-06/1/802 следует, что оплата коммунальных услуг (электроэнергия, газ, вода) за арендованное жилое помещение на период командировки сотрудника также может учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией.
Вместе с тем указанные расходы по общему правилу должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Под документально подтвержденными расходами для целей главы 25 НК РФ понимаются затраты, подтвержденные не только документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, но и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.
Как видим, глава 25 НК РФ не содержит исчерпывающего перечня первичных документов, служащих основанием для принятия к учету тех или иных расходов. Основным критерием для этого является наличие в документах обязательных реквизитов, позволяющих идентифицировать совершенную хозяйственную операцию.
При этом из поименованного выше письма Минфина России от 05.12.2011 N 03-03-06/1/802 фактически вытекает возможность признания расходов по оплате коммунальных услуг за арендованное жилое помещение на основании отдельных квитанций на конкретный вид услуг, выставленных поставщиками коммунальных услуг и передаваемых арендодателем работнику.
В свою очередь, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 18.10.2007 N А56-8092/2007 отмечается, что командированный вправе в период командировки проживать не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу. НК РФ не содержит требований к документам, которые должны представляться налогоплательщиком в подтверждение расходов по найму жилого помещения, то есть документом, подтверждающим расходы по найму жилого помещения, может быть документ, составленный нанимателем и наймодателем в произвольной форме.
Для целей налогообложения прибыли командировочные расходы признаются в момент утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Обобщая сказанное, считаем, что Ваша организация вправе учесть расходы по оплате коммунальных платежей по арендованной квартире при наличии договора аренды (найма), квитанций поставщиков коммунальных услуг, а также авансового отчета работника.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Завьялов Кирилл

Ответ прошел контроль качества

31 января 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.