БухВЕСТИ.РФ - Инструкция по заполнению счетов.

Темы новостей

	Декларации

	Долги

	Компенсации

	Налоговый кодекс

	НДС

	Оплата труда

	Отчетность

	Пособия

	Проверки

	Расходы

	Страховые взносы

	ФНС

	все темы

02.12.2022

ИНСТРУКЦИЯ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ СЧЕТОВ

ссылка на статью: бухвести.рф/155984

Настоящий материал является инструкцией по заполнению формы счета-фактуры (утв.постановлением Правительства от 26.12.11 № 1137). Инструкция составлена в виде таблицы, которая представляет собой пошаговое руководство к действию. Бухгалтер может использовать ее в качестве шпаргалки, где в краткой и доступной форме собрана актуальная информация, относящаяся к счетам-фактурам.

Содержание

Вводная информация
Общие требования к оформлению счетов-фактур
Заполнение «шапки» счета-фактуры
Заполнение таблицы в счете-фактуре
Подписи в счете-фактуре

Вводная информация

Порядок заполнения счетов-фактур установлен Налоговым кодексом. Состав показателей и правила заполнения счета-фактуры приведены в приложении №1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Тем не менее, при проверках между инспекторами и налогоплательщиками нередко возникают разногласия относительно того, как правильно заполнить ту или иную графу или строку счета-фактуры. Налоговики используют любую возможность, чтобы отказать в вычете, а компании и предприниматели вынуждены обращаться в суд.

Чтобы помочь налогоплательщикам проверить правильность оформления «входящих» и «исходящих» счетов-фактур и предотвратить возможные конфликты с налоговиками, мы составили пошаговую инструкцию в форме таблиц. В нашей инструкции объединены требования законодательства, разъяснения чиновников, учтены типичные претензии инспекторов и судебные решения по таким претензиям.

Общие требования к оформлению счетов-фактур

Форма бланка	Типовая форма, предусмотренная приложением № 1 к постановлению № 1137.
Обязательные реквизиты	Обязательные реквизиты счета-фактуры на реализацию товаров (работы услуг), передачу имущественных прав установлены п. 5 ст. 169 НК РФ. Обязательные реквизиты счета-фактуры на аванс установлены п. 5.1 ст. 169 НК РФ
Способ заполнения	В общем случае допускается оформление на бумажном носителе (от руки; при помощи компьютера; частично от руки, частично при помощи компьютера), а также в электронном виде. Повсеместный отказ от бумажной формы и обязательный переход на электронную в ближайшее время не планируется (письмо Минфина от 02.06.22 № 03-07-11/52137). Если продавец выставил счета-фактуру на бумажном носителе: - мнение ФНС России: он может хранить второй экзмемпляр в электронном виде (письмо ФНС России от от 06.09.17 № СД-4-3/17731@). - мнение Минфина России: он не может хранить второй экземпляр вэлектронном виде (письмо Минфина России от 30.05.17 № 03-07-09/33048). С 1 июля 2021 года действует правило: если в счете-фактуре указан товар, подлежащий прослеживаемости, такой счет-фактуру в общем случае необходимо выставлять строго в электронном виде (п. 1.2 ст. 169 НК РФ).
Дополнительная информация в счете-фактуре	Счет-фактура может содержать дополнительную информацию, например, реквизиты агентского договора, по которому агент закупает товары для принципала (письма Минфина России от 21.06.12 № 03-07-15/66 и от 09.02.12 № 03-07-15/17, письмо ФНС России от 26.01.12 № ЕД-4-3/1193). Дополнять счет-фактуру строками и графами и указывать в них дополнительную информацию можно при условии, что форма счета-фактуры будет сохранена. То есть останутся неизменными содержание и число показателей счета-фактуры. А внешнюю форму допустимо изменить (например, разрешено расположить «шапку» в две колонки; письмо ФНС от 23.08.21 № 3-1-11/0116@). Чиновники советуют указывать дополнительные сведения после полей, предназначенных для подписей руководителя и главбуха (письмо Минфина России от 26.02.16 № 03-07-09/10933). либо между «шапкой» и табличной частью (письмо Минфина от 28.07.21 № 03-07-09/60435).
Оформление сводного счета-фактуры	В Налоговом кодексе нет запрета на составление сводных счетов-фактур. Чиновники разрешают оформить сводный счет-фактуру за месяц, если товар ежедневно отгружается в адрес одного и того же покупателя. Такой подход применим к любым видам товара, а также к услугам (письмо Минфина от 16.03.21 № СД-18-3/446.). Предусматривается возможность для сторон посреднического договора в определенных случаях выставлять сводный счет-фактуру при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) нескольким покупателям, а также при приобретении товаров (работ, услуг, имущественных прав) у нескольких продавцов. Так, к примеру, в счете-фактуре, который выставляет комитент (принципал) комиссионеру (агенту) при реализации от имени последнего товаров (работ, услуг, имущественных прав) нескольким покупателям, можно отражать информацию одновременно из нескольких счетов-фактур, составленных посредником в адрес покупателей, если они выписаны на одну дату.
Проверка достоверности сведений счета-фактуры поставщика	Мнение налоговых органов: чтобы принять НДС к вычету, налогоплательщику нужно проверить достоверность сведений в счете-фактуре поставщика. Это означает проявить «должную осмотрительность», а именно попросить у контрагента: — копии учредительных документов и свидетельства о регистрации в ЕГРЮЛ; — копию свидетельства о постановке на налоговый учет; — копии документов, дающих право на осуществление деятельности (лицензии, допуски и пр.); — копии приказов, подтверждающих право руководителя подписывать документы; — информацию о том, не привлекался ли контрагент к налоговой или административной ответственности. Эти документы перечислены в письме ФНС России от 11.02.10 № 3-7-07/84. Арбитражная практика противоречива. Есть решения, когда судьи подтвердили право на вычет несмотря на недостоверные сведения в счете-фактуре поставщика (см., например, постановление АС Центрального округа от 07.06.16 № Ф10-1307/2016). Но есть и противоположные, когда арбитраж признал: из-за недостоверных сведений в счете-фактуре право на вычет потеряно (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 20.09.16 № А53-29269/2015).
Оформление дубликата счета-фактуры	Налоговый кодекс не предусматривает выставление дубликатов счета-фактуры. Поэтому на основании дубликата покупатель не вправе принять вычет по НДС (письмо Минфина от 14.02.19 № 03-07-09/9057.)

Заполнение «шапки» счета-фактуры

№ стр.	Наименование	Содержание
1	СЧЕТ-ФАКТУРА №___ от_______________	Порядковый номер и дата выписки счета-фактуры. Порядок нумерации счетов-фактур в Налоговом кодексе не установлен, поэтому претензии к данному реквизиту со стороны налоговой инспекции необоснованы. Обычно счета-фактуры нумеруют в порядке возрастания номеров в целом по организации в пределах одного года либо одного налогового периода. Возможно резервирование номеров по мере их выборки. Допустимо нумеровать счета-фактуры в пределах одного месяца, а с начала следующего месяца заново начинать нумерацию с первого порядкового номера. Обоснование: письмо Минфина России от 12.01.17 № 03-07-09/411. Если хронология нумерации нарушена: а) мнение налоговиков: препятствует принятию НДС к вычету; б) мнение судов: хронология не является необходимым условием вычета (постановление АС Поволжского округа от 02.11.16 № Ф06-13869/2016). Составные номера с разделительной чертой и цифровым индексом возможны для обособленных подразделений, участников простого товарищества и доверительных управляющих. Обоснование: подп. «а» п. 1 правил заполнения счета-фактуры, письма Минфина России от 15.05.12 № 03-07-09/52 и от 27.03.12 № 03-07-09/30. При оформлении «исправленного» счета-фактуры в сроке 1 ставится номер и дата исходного счета-фактуры. Дата выписки счета-фактуры: не позднее пяти календарных дней, считая: а) со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), б) со дня передачи имущественных прав, в) со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав. Обоснование — п. 3 ст. 168 НК РФ. День отгрузки товара включается в 5-ти дневный срок (письмо Минфина от 18.10.18 № 03-07-14/74899). Если счет-фактура выписан по истечении 5-ти дневного срока, покупатель не лишается права на вычет НДС (письмо Минфина от 18.10.19 № 03-03-06/1/80379). Поставщик не вправе выставить счет-фактуру до отгрузки товара (письмо Минфина от 12.07.19 № 03-07-09/51713). «Авансовый» счет-фактуру следует выставлять только в случае, если отгрузка товаров (выполнение работ, оказание услуг, передача имущественных прав) в течение пяти дней не произведена (постановление Президиума ВАС РФ от 10.03.09 № 10022/08; письмо Минфина России от 18.01.17 № 03-07-09/1695). «Авансовые» счета-фактуры нумеруются в общем хронологическом порядке вместе с обычными счетами-фактурами. Особый порядок нумерации для счетов-фактур, выставленных на сумму аванса, не предусмотрен (письмо Минфина России от 10.08.12 № 03-07-11/284).
1а	ИСПРАВЛЕНИЕ №___ от_______________	Порядковый номер исправления и дата его внесения. Если исправления не вносились, в сроке 1а ставится прочерк. Исправления вносятся в случае, если в исходном счете-фактуре обнаружена техническая опечатка (неверный адрес, неправильный ИНН и пр.) или арифметическая ошибка. Если по обоюдному согласию поставщика и покупателя изменена первоначальная цена поставки, исправления не вносятся. Вместо этого выписывается корректировочный счет-фактура.
2	Продавец	Полное или сокращенное наименование продавца-юридического лица в соответствии с учредительными документами; ФИО продавца-предпринимателя. Продавец-ИП указывает своифамилию, имя, отчество (письмо Минфина от 16.11.21 № 03-07-11/92466). Если комиссионер от своего имени реализует товары комитента, в строке 2 указывается комиссионер, а не комитент (письмо Минфина России от 19.05.14 № 03-07-14/23556). Если агент реализует товары, принадлежащие принципалу, от имени и за счет принципала, то в строке 2 указывается принципал, а не агент (письмо Минфина России от 28.04.18 № 03-07-09/29386). Если агент от своего имени закупает товары для принципала, то в строке 2 указывается поставщик, а не агент (письмо Минфина России от 10.05.12 № 03-07-09/47, решение ВАС РФ от 25.03.13 № 153/13). Если счет-фактуру выписывает обособленное подразделение или филиал, в строке «Продавец» указывается наименование головной организации, так как плательщиком НДС является именно она (определение ВАС РФ от 24.08.09 № ВАС-8045/09).
2а	Адрес	Место нахождения продавца-юридического лица в соответствии с учредительными документами, место жительства продавца-предпринимателя. Если в счете-фактуре указан фактический адрес, отличный от места нахождения, указанного в учредительных документах то: а) мнение налоговиков: препятствует принятию НДС к вычету; б) мнение судов: указание в счете-фактуре фактического адреса не является основанием для отказа в вычете (постановление ФАС Поволжского округа от 17.09.13 № А12-16526/2011). Фактический адрес, который отличается от юридического, можно указать дополнительно (письмо Минфина от 21.12.17 № 03-07-09/85517). Допустимо указывать сокращенный адрес организации, если в ЕГРЮЛ он значится с сокращениями (письмо Минфина России от 11.10.17 № 03-07-09/66329). Сокращения, замена букв с прописных на строчные и перестановка слов в названии улицы являются незначительными изменениями и не препятствуют вычету (письмо Минфина России от 17.01.18 № 03-07-09/1846). Если адрес продавца, указанный в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, не содержит наименование страны (Россия), можно указывать любое наименование: «Российская Федерация», «Россия» или «РФ» (письмо Минфина России от 15.11.17 № 03-07-09/75380). Если комиссионер от своего имени закупает товары для комитента, в строке 2а указывается адрес поставщика, а не комиссионера. Адрес комиссионера разрешено указать дополнительно (письмо Минфина России от 02.03.12 № 03-07-09/16). Если комиссионер от своего имени продает товары комитента, в строке 2а указывается адрес комиссионера, а не комитента (письмо Минфина России от 19.05.14 № 03-07-14/23556). Если агент реализует товары, принадлежащие принципалу, от имени и за счет принципала, то в строке 2а указывается адрес принципала, а не агента (письмо Минфина России от 28.04.18 № 03-07-09/29386).
2б	ИНН/КПП продавца	Если счет-фактура выписывается обособленным подразделением, филиалом, в строке 2б указывается ИНН головной организации и КПП подразделения (письма Минфина России от 10.02.12 № 03-07-09/06, от 13.04.12 № 03-07-09/35, от 18.05.17 № 03-07-09/30038.). При экспорте в страны Евразийского экономического союза (Казахстан, Белоруссию и Армению) через обособленное подразделение, в строке 2б указывается КПП головной организации (письмо ФНС России от 08.07.14 № ГД-4-3/13250@.) Если комиссионер от своего имени закупает товары для комитента, в строке 2б указывается ИНН и КПП поставщика, а не комиссионера. ИНН и КПП комиссионера разрешено указать дополнительно (письмо Минфина России от 02.03.12 № 03-07-09/16). Если комиссионер от своего имени продает товары комитента, в строке 3 указывается ИНН и КПП комиссионера, а не комитента (письмо Минфина России от 19.05.14 № 03-07-14/23556). Если КПП указан неверно: а) мнение налоговиков: препятствует принятию НДС к вычету; б) мнение судей: некорректный КПП — не повод для безусловного отказа в вычете (постановление АС Поволжского округа от 02.11.16 № Ф06-13869/2016).
3	Грузоотправитель и его адрес	Полное или сокращенное наименование грузоотправителя в соответствии с учредительными документами. Если продавец и грузоотправитель — одно и то же лицо, пишется «он же». Если продавец и грузоотправитель — разные лица, пишется почтовый адрес грузоотправителя. Почтовый адрес: если организация фактически находится по одному адресу, а в учредительных документах указан другой адрес, то почтовым является адрес фактического местонахождения. Такой вывод можно сделать из письма Минфина России от 31.03.08 № 03-07-11/129. Допускается в строку 3 перенести сведения из аналогичной строки товарной накладной (письмо Минфина России от от 21.07.17 № 03-07-09/46548.). Если счет-фактура выписывается обособленным подразделением или филиалом, в строке 3 указывается наименование и почтовый адрес подразделения (письма Минфина России от 10.02.12 № 03-07-09/06, от 13.04.12 № 03-07-09/35). При выполнении работ, оказании услуг или передаче имущественных прав ставится прочерк. В «авансовом» счете-фактуре в строке 3 можно (но не обязательно) поставить прочерк
4	Грузополучатель и его адрес	Полное или сокращенное наименование грузополучателя в соответствии с учредительными документами и его почтовый адрес. Почтовый адрес: если организация фактически находится по одному адресу, а в учредительных документах указан другой адрес, то почтовым является адрес фактического местонахождения. Такой вывод можно сделать из письма Минфина России от 31.03.08 № 03-07-11/129. Допускается в строку 4 перенести сведения из аналогичной строки накладной по форме № ТОРГ-12 (письмо Минфина России от 13.06.12 № 03-07-09/61). В сводном счете-фактуре, оформленном в случае, когда товар в течение дня отгружался на разные торговые точки одного и того же покупателя, адреса точек можно не указывать (письмо Минфина России от 02.05.12 № 03-07-09/44). Если товар поставляется на обособленные подразделения покупателей, то в строке 4 указывается наименование и почтовый адрес подразделения (письмо Минфина России от 04.05.16 № 03-07-09/25719). При выполнении работ, оказании услуг или передаче имущественных прав ставится прочерк. В «авансовом» счете-фактуре в строке 4 можно (но не обязательно) поставить прочерк
5	К платежно-расчетному документу №___ от_______________	Номер и дата платежно-расчетного документа или кассового чека на предоплату. Если предоплаты не было, и покупатель расплатился после получения товара (результатов работ, услуг): а) мнение налоговиков: строку 5 необходимо заполнить в любом случае; б) мнение судов: при оплате «постфактум» строку 5 можно не заполнять (постановление ФАС Московского округа от 06.05.11 № Ф05-3381/11). Если в номере платежного поручения указаны только три последние цифры, право на вычет сохраняется (письмо Минфина России от 19.09.14 № 03-07-09/46986). При безденежной форме расчетов строка 5 не заполняется даже в случае предоплаты. Если комиссионер от своего имени закупает товары для комитента, в строке 5 указывается номер и дата документа, составленного при перечислении предоплаты комиссионером поставщику.
5а	Документ об отгрузке № п/п ___________№ _________от __________	Номер и дата документа об отгрузке товара (выполнении работ, оказании услуг, передачи имущественных прав), соответствующего порядковому номеру записи в счете-фактуре. Если документов об отгрузке было несколько, их реквизиты перечисляются через знак ";" (точка с запятой) В «авансовом» счете-фактуре в строке 5а можно (но не обязательно) поставить прочерк. Если счет-фактуру выставил комиссионер комитенту на сумму комиссионного вознаграждения, в строке 5а указывается номер и дата первичного учетного документа, подтверждающего факт оказания посреднических услуг (письмо ФНС от 11.08.21 № ЗГ-3-3/5573@)
6	Покупатель	Полное или сокращенное наименование покупателя в соответствии с учредительными документами. Незначительные опечатки (заглавные буквы вместо строчных и наоборот, лишние тире, запятые и пр.), которые не мешают идентифицировать покупателя, не являются поводом для отказа в вычете (письмо Минфина России от 02.05.12 № 03-07-11/130). Ошибка в организационно-правовой форме компании-покупателя не яаляется поводом для отказа в вычете (письма Минфина России от 12.04.21 № 03-07-11/26937; от 15.05.19 № 07-01-09/34738). Если вместо наименования организации указано ФИО сотрудника, покупатель лишается права на вычет (письмо ФНС России от 09.01.17 № СД-4-3/2@) Если товар поставляется на обособленные подразделения покупателей, то в строке 6 указывается наименование головной организации (письмо Минфина России от 04.05.16 № 03-07-09/25719). Если комиссионер от своего имени продал товары комитента, тот перевыставляет счет-фактуру и в строке 6 указывает покупателя, а не комиссионера.
6а	Адрес	Место нахождения покупателя в соответствии с учредительными документами Если в счете-фактуре указан устаревший юридический адрес покупателя, право на вычет сохраняется (письмо Минфина России от 08.08.14 № 03-07-09/39449). Фактический адрес, который отличается от юридического, можно указать дополнительно (письмо Минфина от 21.12.17 № 03-07-09/85517). Если адрес покупателя, указанный в ЕГРЮЛ или ЕГРИП, не содержит наименование страны (Россия), можно указывать любое наименование: «Российская Федерация», «Россия» или «РФ» (письмо Минфина России от 15.11.17 № 03-07-09/75380). Сокращения, замена букв с прописных на строчные и перестановка слов в названии улицы являются незначительными изменениями и не препятствуют вычету (письмо Минфина России от 17.01.18 № 03-07-09/1846). Если товар поставляется на обособленные подразделения покупателей, то в строке 6а указывается место нахождения головной организации (письмо Минфина России от 04.05.16 № 03-07-09/25719). Если комиссионер от своего имени продал товары комитента, тот перевыставляет счет-фактуру и в строке 6а указывает местонахождение покупателя, а не комиссионера.
6б	ИНН/КПП покупателя	Если товар поставляется на обособленные подразделения покупателей, то в строке 6б нужно указывать ИНН головной организации и КПП подразделения (письмо Минфина России) от 04.05.16 № 03-07-09/25719. Если ИНН и КПП покупателя указаны неверно или вообще не указаны: а) мнение чиновников: покупатель теряет право на вычет. Необходимо, чтобы поставщик выставил исправленный счет-фактуру и указал в нем ИНН и КПП (письмо ФНС от 25.03.19 № СД-4-3/5268@); б) мнение судов: право на вычет сохраняется, так как: ИНН покупателя известен налоговикам (постановление ФАС Московского округа от 28.09.10 № КА-А40/11365-10), а КПП не является обязательным реквизитом, упомянутым в п. 5 ст. 169 НК РФ (постановление ФАС Московского округа от 27.02.10 № КА-А40/1164-10). Если комиссонер от своего имени продал товары комитента, тот перевыставляет счет-фактуру и в строке 6б указывает ИНН и КПП покупателя, а не комиссионера.
7	Валюта: наименование, код	Наименование валюты, которая является единой для всех перечисленных в счете-фактуре товаров (работ, услуг), имущественных прав и ее цифровой код в соответствии с Общероссийским классификатором валют. Строка 7 заполняется даже в случае безденежной формы расчетов. Если цена выражена в иностранной валюте или условных единицах, но клиент по условиям договора должен расплатиться рублями, в строке 7 ставится код и наименование российского рубля. Если поставщик отгружает в адрес клиента одновременно продукцию с «рублевой» и «валютной» ценой, либо выражает цену в разных валютах, то ему нужно выставить разные счета-фактуры. Если стоимостные показатели счета-фактуры указаны в рублях, в строе 7 ставится «Российский рубль, код 643». В случае, когда указан просто знак рубля: - мнение Минфина России: покупатель не теряет право на вычет (письмо Минфина России от 13.04.16 № 03-07-11/21095 - мнение УФНС России по г. Москве: покупатель теряет право на вычет (письмо УФНС России по г. Москве от 22.03.16 № 16-15/02857). Если наименование валюты отсутствует или код указан неверно: по мнению чиновников: покупатель теряет право на вычет (письмо Минфина России от 11.03.12 № 03-07-08/68).
8	Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения) (при наличии)	Идентификатор госконтракта на поставку товаров (работ, услуг) договора (соглашения) о предоставлении из федерального бюджета юрлицу субсидии, бюджетных инвестиций, взносов в УК. При отсутствии госконтракта строку 8 можно не запонять, и это не является поводом для отказа в вычете (письмо Минфина России от 08.09.17 № 03-07-09/57870)

Заполнение таблицы в счете-фактуре

№ гр.	Наименование	Содержание
1	№ п/п	Порядковый номер записи поставляемых (отгруженных) товаров (выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав)
1а	Наименование товара (описание выполненных работ, оказанных услуг) имущественного права	Наименование товара в счете-фактуре должно совпадать с тем, что указано в отгрузочном документе: товарной накладной, ТТН и проч. (письмо ФНС России от 11.04.12 № ЕД-4-3/6103). Товары, подлежащие прослеживаемости, с одинаковым наименованием, единицей измерения, ценой за единицу, отражаются в одной строке счета-фактуры. К указанной строке заполняются отдельные подстроки граф 11-13 по каждому регистрационному номеру партии товара. Сокращения в наименовании товара (работ, услуг) допускаются и чиновниками (письмо Минфина России от 10.05.11 № 03-07-09/10) и судьями (постановления ФАС Московского округа от 20.01.12 № Ф05-14309/11 и Десятого арбитражного апелляционного суда от 09.04.12 № 10АП-1295/12). В авансовый счет-фактуру можно (но не обязательно) вписать наименование товара, указанное в договоре (письмо Минфина от 11.02.21 № 03-07-09/9089 ). Если вместо наименования товара в графе 1 указана ссылка на договор: а) мнение налоговиков: покупатель теряет право на вычет; б) мнение судов: право на вычет сохраняется, так как инспекторы могут узнать наименование товара из договора (постановление Московского арбитражного суда от 01.12.14 № А40-52708/14, постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 09.04.12 № 10АП-301/12). Если в наименовании допущена ошибка: а) мнение чиновников: покупатель теряет право на вычет (письмо Минфина России от 14.08.15 № 03-03-06/1/47252); б) решения судов: — в поддержку налоговых органов: постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 28.11.11 № 20АП-4364/11; — в поддержку налогоплательщика: постановление ФАС Поволжского округа от 03.02.12 № А65-6805/2011 (см. также материал «Какие ошибки в счетах-фактурах не препятствуют вычету: свежие примеры из арбитражной практики»).
1б	Код вида товара	Ставится код вида товара согласно Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности ЕАЭС (утв. решением Совета евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54). Заполняется только экспортерами, вывозящими товар на территорию стран-участников ЕАЭС. Если товар не вывозится за пределы России, графа 1а не заполняется. Но если продавец, совершивший внутрироссийскую торговую операцию, все же укажет код вида товара, это не будет считаться нарушением (письмо Минфина России от 09.01.18 № 03-07-08/16). Графа 1а не заполняется, если российский продавец реализует товары, облагаемые НДС по ставке 20% (прежде 18%) или 10%, российскому же покупателю, даже если отгрузка происходит напрямую на территорию стран ЕСЭС (письмо Минфина России от 24.11.17 № 03-07-13/1/77927.). При отсутствии данных ставится прочерк.
2	Единица измерения код	Ставится код единицы измерения в соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения (ОКЕИ). При отсутствии кода ставится прочерк. Товары, подлежащие прослеживаемости, с одинаковым наименованием, единицей измерения, ценой за единицу, отражаются в одной строке счета-фактуры. К указанной строке заполняются отдельные подстроки граф 11-13 по каждому регистрационному номеру партии товара. Неверное указание кода не лишает покупателя права на вычет (письмо Минфина России от 08.09.14 № 03-07-09/44915). В «авансовом» счете-фактуре в графе 2 можно (но не обязательно) поставить прочерк. В счете-фактуре, составленном при оказании услуг, в графе 2 можно поставить прочерк (письмо Минфина России от 15.10.12 № 03-07-05/42).
2а	Единица измерения условное обозначение (национальное)	Ставится условное обозначение (национальное) единицы измерения в соответствии с Общероссийским классификатором единиц измерения (ОКЕИ). При отсутствии обозначения ставится прочерк. Товары, подлежащие прослеживаемости, с одинаковым наименованием, единицей измерения, ценой за единицу, отражаются в одной строке счета-фактуры. К указанной строке заполняются отдельные подстроки граф 11-13 по каждому регистрационному номеру партии товара. Неверное или произвольное указание обозначения единицы измерения не лишает покупателя права на вычет (письмо Минфина России от 08.09.14 № 03-07-09/44915). В «авансовом» счете-фактуре в графе 2а можно (но не обязательно) поставить прочерк. В счете-фактуре, составленном при оказании услуг, в графе 2а можно поставить прочерк (письмо Минфина России от 15.10.12 № 03-07-05/42).
3	Количество (объем)	Если в графах 2 и 2а указаны код и обозначение единицы измерения, в графе 3 указывается количество (объем) исходя из соответствующей единицы измерения. Если в графах 2 и 2а стоят прочерки, в графе 3 также ставится прочерк. Количество товара в счете-фактуре должно совпадать с тем, что указано в отгрузочном документе: товарной накладной, товарно-транспортной накладной и пр. (письмо ФНС России от 11.04.12 № ЕД-4-3/6103). В «авансовом» счете-фактуре в графе 3 можно (но не обязательно) поставить прочерк. В счете-фактуре, составленном при оказании услуг, в графе 3 можно поставить прочерк (письмо Минфина России от 15.10.12 № 03-07-05/42).
4	Цена (тариф) за единицу измерения	Указывается в рублях и копейках (долларах США и центах, евро и евроцентах либо в другой валюте). Товары, подлежащие прослеживаемости, с одинаковым наименованием, единицей измерения, ценой за единицу, отражаются в одной строке счета-фактуры. К указанной строке заполняются отдельные подстроки граф 11-13 по каждому регистрационному номеру партии товара. Если графы 2, 2а и 3 заполнены, то в графе 4 указывается цена за единицу измерения по договору без учета НДС, а в случае применения государственных регулируемых цен, включающих в себя НДС, с учетом суммы налога. Если в графах 2, 2а и 3 стоят прочерки, то в графе 4 ставится прочерк. Цена товара в счете-фактуре должна совпадать с той, что указана в отгрузочном документе: товарной накладной, товарно-транспортной накладной и пр. (письмо ФНС России от 11.04.12 № ЕД-4-3/6103). Цена (тариф) указывается в рублях и копейках (долларах и центах, евро и евроцентах, либо в другой валюте). Округление не производится (письмо Минфина от 27.09.18 № 03-07-14/69147.). Если в графе 4 указано целое число и более двух знаков после запятой, это не является поводом для отказа в вычете (письмо Минфина России от 24.11.16 № 03-07-09/69356). В «авансовом» счете-фактуре в графе 4 можно (но не обязательно) поставить прочерк. В счете-фактуре, составленном при оказании услуг, в графе 4 можно поставить прочерк (письмо Минфина России от 15.10.12 № 03-07-05/42).
5	Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав без налога — всего	Указывается в рублях и копейках (долларах США и центах, евро и евроцентах либо в другой валюте). Стоимость без НДС рассчитывается как количество (графа 3), умноженное на цену (графа 4) по соответствующей строке. Если стоимость без НДС посчитана с арифметической ошибкой, покупатель теряет право на вычет (письмо Минфина России от 18.09.14 № 03-07-09/46708.) Если стоимость без НДС посчитана с погрешностью: а) мнение налоговиков: покупатель теряет право на вычет; б) мнение судов: если погрешность обусловлена особенностями бухгалтерской программы, право на вычет сохраняется (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.01.12 № Ф07-536/11). Если в графе 3 стоит прочерк, то в графе 5 указывается стоимость всех товаров (выполненных работ, оказанных услуг) по данному счету-фактуре без НДС. В ряде случаев в графе 5 указывается межценовая разница с учетом НДС: по стоимости, включающей «входной» НДС (п. 3 ст. 154 НК РФ); — при реализации сельскохозяйственной продукции и продуктов ее переработки, закупленных у населения (п. 4 ст. 154 НК РФ); — при реализации автомобилей, приобретенных для перепродажи у граждан, не являющихся плательщиками НДС (п. 5.1 ст. 154 НК РФ); — при передаче имущественных прав (п. 2 — 4 ст. 155 НК РФ). Стоимость товара без НДС в счете-фактуре должна совпадать с той, что указана в отгрузочном документе: товарной накладной, товарно-транспортной накладной и пр. (письмо ФНС России от 11.04.12 № ЕД-4-3/6103). Стоимость без НДС указывается в рублях и копейках (долларах и центах, евро и евроцентах, либо в другой валюте). В «авансовом» счете-фактуре в графе 5 можно (но не обязательно) поставить прочерк.
6	В том числе сумма акциза	Указывается в рублях и копейках (долларах США и центах, евро и евроцентах либо в другой валюте). Для подакцизных товаров указывается сумма акциза. Для товаров, не являющихся подакцизными, указывается «без акциза». Для работ или услуг допустимо указать «без акциза» или поставить прочерк (письмо Минфина России от 18.04.12 № 03-07-09/37). Сумма акциза указывается в рублях и копейках (долларах и центах, евро и евроцентах, либо в другой валюте). В «авансовом» счете-фактуре в графе 6 ставится прочерк.
7	Налоговая ставка	1. Налоговая ставка: 0% — в случае реализации экспортных товаров и выполнения работ (оказания услуг), связанных с экспортом; 10% — при реализации отдельный видов льготных товаров, перечень которых приведен в п. 2 ст. 164 НК РФ; 20% — во всех остальных случаях. 2. Расчётная ставка: 10/110 или 20/120 при получении предоплаты, при удержании НДС налоговыми агентами и в ряде других случаев (п. 4 ст. 164 НК РФ). При реализации товаров (работ, услуг), освобожденных от НДС, в графе 7 указывается «без НДС». При необлагаемых операциях и при освобождении от обязанностей налогоплательщика согласно ст. 145 НК РФ в графе 7 указывается «без НДС». Если ставка укаана без символа "%", это не лишает покупателя права на вычет НДС (письмо Минфина России от 03.03.16 № 03-07-09/12236). Если ставка указана неверно, покуатель не вправе предъявить вычет (письмо Минфина России от 02.08.19 № 03-07-11/58375).
8	Сумма налога, предъявляемая покупателю	Указывается в рублях и копейках (долларах США и центах, евро и евроцентах либо в другой валюте). Сумма НДС рассчитывается как стоимость без налога (графа 5), умноженная на ставку (графа 7) по соответствующей строке. Если сумма НДС посчитана с арифметической ошибкой, покупатель теряет право на вычет (письмо Минфина России от 18.09.14 № 03-07-09/46708.) Если сумма НДС посчитана с погрешностью: а) мнение налоговиков: покупатель теряет право на вычет; б) мнение судов: если погрешность обусловлена особенностями бухгалтерской программы, право на вычет сохраняется (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.01.12 № Ф07-536/11). Сумма НДС указывается в рублях и копейках, округление не предусмотрено (письмо Минфина России от 15.10.19 № 02-07-10/79001.) При реализации товаров (работ, услуг), освобожденных от НДС, в графе 8 указывается «без НДС». При необлагаемых операциях и при освобождении от обязанностей налогоплательщика согласно ст. 145 НК РФ в графе 8 указывается «без НДС».
9	Стоимость товаров (работ, услуг), имущественных прав с налогом — всего	Указывается в рублях и копейках (долларах США и центах, евро и евроцентах либо в другой валюте). Стоимость с НДС рассчитывается как стоимость без НДС (графа 5) плюс величина НДС (графа 8) по соответствующей строке. Стоимость товара с НДС в счете-фактуре должна совпадать с той, что указана в отгрузочном документе: товарной накладной, товарно-транспортной накладной и проч. (письмо ФНС России от 11.04.12 № ЕД-4-3/6103). В «авансовом» счете-фактуре продавец должен указать всю полученную им сумму оплаты с учетом НДС. Стоимость с НДС указывается в рублях и копейках (долларах и центах, евро и евроцентах, либо в другой валюте).
10	Страна происхождения товара цифровой код	Ставится код страны происхождения товара в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Графа 10 заполняется только в случае, если страной происхождения товаров не является РФ. Однако, если при реализации российского товара в графе 10 стоит код России «643», это не может служить основанием для отказа в вычете (письмо Минфина России от 10.01.13 № 03-07-13/01-01). Если страной происхождения является группа стран (например, Евросоюз), в графе 10 ставится прочерк (письмо Минфина России от 10.02.12 № 03-07-09/06). Допускается указание кодов нескольких стран (письмо Минфина России от 31.05.12 № 03-07-09/60). Если товар ввезен из страны-участницы ЕАЭС, в графе 10 ставится прочерк. Это правило действует и в случае, когда товар ввезен из ЕАЭС, но произведен в третьей стране (письмо Минфина России от 23.08.17 № 03-07-13/1/53878.). Если товар произвели за рубежом, а упаковали, расфасовали или разлили в России, такой товар считается импортным, и в графе 10 нужно указать страну его происхождения (письмо Минфина России от 23.08.12 № 03-07-08/257). Если товар собран в России из импортных (либо как импортных, так и российских) компонентов, в графе 10 ставится прочерк (письмо Минфина России от 13.12.12 № 03-07-13/01-57). Если импортный товар приобретен у российского поставщика, но в графа 10 счета-фактуры стоит прочерк, покупатель сохраняет право на вычет (письмо Минфина от 19.11.20 № 03-07-08/100959). В «авансовом» счете-фактуре в графе 10 можно (но не обязательно) поставить прочерк.
10а	Страна происхождения товара краткое наименование	Ставится краткое наименование страны происхождения товара в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира. Графа 10а заполняется только в случае, если страной происхождения товаров не является РФ. Однако, если при реализации российского товара в графе 10а стоит «Россия», это не может служить основанием для отказа в вычете (письмо Минфина России от 10.01.13 № 03-07-13/01-01). Если страной происхождения является группа стран, в графе 10 ставится наименование группы согласно грузовой таможенной декларации — например, «ЕС» или «Европейский Союз» (письмо Минфина России от 10.02.12 № 03-07-09/06). Допускается указание нескольких наименований стран (письмо Минфина России от 31.05.12 № 03-07-09/60). Если товар ввезен из страны-участницы Таможенного союза, в графе 10а ставится прочерк (письмо Минфина России от 25.07.12 № 03-07-13/01-43). Если импортный товар приобретен у российского поставщика, но в графа 10а счета-фактуры стоит прочерк, покупатель сохраняет право на вычет (письмо Минфина от 19.11.20 № 03-07-08/100959). В «авансовом» счете-фактуре в графе 10а можно (но не обязательно) поставить прочерк.
11	Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товара, подлежащего прослеживаемости	Графа 11 заполняется только в случае, если страной происхождения товаров не является РФ. Если товар не подлежит прослеживаемости: Указывается регистрационный номер ТД (когда таможенное декларирование предусмотрено правом ЕАЭС, либо товар выпущен в соответствии с таможенной процедурой выпуска для внутреннего потребления при завершении действия таможенной процедуры свободной таможенной зоны на территории Особой экономической зоны в Калининградской области). В данной графе следует указывать регистрационный номер таможенной декларации, проставленный в первой строке графы «А» основного и добавочного листов декларации на товары (письмо Минфина от 22.02.18 № 03-07-08/11477). Если товар подлежит прослеживаемости: Указывается регистрационный номер партии товара. Для товара с одинаковым наименованием, единицей измерения и ценой за единицу, указанным в одной строке счет-фактуры, заполняются подстроки по каждому регистрационному номеру партии товара. В «авансовом» счете-фактуре в графе 11 можно (но не обязательно) поставить прочерк.
12	Количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости код	Графа 12 заполняется только в отношении товара, подлежащего прслеживаемости. Если такого товара нет, и счет-фактура оформлен на бумаге, графу 12 можно не отображать (письмо ФНС от 17.08.21 № СД-4-3/11571@). Ставится код количественной единицы измерения товара согласно Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ). Для товара с одинаковым наименованием, единицей измерения и ценой за единицу, указанным в одной строке счет-фактуры, заполняются подстроки по каждому регистрационному номеру партии товара. Система прослеживаемости товаров официально начала действовать с 8 июля 2021 года. Чиновники сообщили, что действует переходный период не менее года, в течение которого нарушителям штрафы не грозят (см. «В России начала работать система прослеживаемости товаров») . В «авансовом» счете-фактуре в графе 12 можно (но не обязательно) поставить прочерк.
12а	Количественная единица измерения товара, используемая в целях осуществления прослеживаемости условное обозначение	Графа 12а заполняется только в отношении товара, подлежащего прслеживаемости. Если такого товара нет, и счет-фактура оформлен на бумаге, графу 12а можно не отображать (письмо ФНС от 17.08.21 № СД-4-3/11571@). Ставится условное обозначение количественной единицы измерения товара согласно Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ). Для товара с одинаковым наименованием, единицей измерения и ценой за единицу, указанным в одной строке счет-фактуры, заполняются подстроки по каждому регистрационному номеру партии товара. В «авансовом» счете-фактуре в графе 12а можно (но не обязательно) поставить прочерк.
13	Количество товара, подлежащего прослеживаемости, в количественной единице измерения товара, используемое в целях осуществления прослеживаемости	Графа 13 заполняется только в отношении товара, подлежащего прслеживаемости. Если такого товара нет, и счет-фактура оформлен на бумаге, графу 13 можно можно не отображать (письмо ФНС от 17.08.21 № СД-4-3/11571@). Для товара с одинаковым наименованием, единицей измерения и ценой за единицу, указанным в одной строке счет-фактуры, заполняются подстроки по каждому регистрационному номеру партии товара. В «авансовом» счете-фактуре в графе 13 можно (но не обязательно) поставить прочерк.

Подписи в счете-фактуре

Счет-фактура на бумажном носителе, выставленный от имени организации, подписывается:	руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ). Если отсутствует подпись руководителя или главбуха, или не указаны их ФИО: а) мнение налоговиков: покупатель теряет право на вычет; б) мнение судов: право на вычет сохраняется, если подписи руководителя будут поставлены с опозданием, например, в ходе проверки (постановление ФАС Московского округа от 04.03.11 № КА-А41/1262-11). Расшифровка не является обязательным реквизитом, упомянутым в п. 5 ст. 169 НК РФНК РФ, поэтому отсутствие расшифровки не лишает покупателя права на вычет (постановление АС Северо-Кавказского округа от 16.01.18 № А20-279/2017). Если в штате нет главбуха, его подпись не требуется (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.09.11 № 09АП-20994/2011).
Порядок подписания счета-фактуры уполномоченными на то сотрудниками организации	Необходимо указать фамилию и инициалы лица, подписавшего счет-фактуру по доверенности. Дополнительно можно указать и его должность (письмо Минфина России от 23.04.12 № 03-07-09/39). Поля «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» — обязательные реквизиты, замена которых не допускается. Сведения об уполномоченном лице, подписавшем счет-фактуру, размещаются в этих полях. Если и за руководителя и за главбуха подписался один и тот же человек, действующий на основании соответствующей доверенности, покупатель сохраняет право на вычет (письмо Минфина России от 24.07.19 № 03-07-11/55067.).
Счет-фактура на бумажном носителе, выставленный от имени ИП, подписывается:	индивидуальным предпринимателем с указанием следующих данных: - для ИП, зарегистрированных до 2017 года, указываются реквизиты свидетельства о государственной регистрации; - для ИП, зарегистрированных в 2017 году и позднее, указываются данные Листа записи о дате внесения записи в ЕГРИП и ОГРНИП (письмо Минфина России от 27.04.17 № 03-07-09/25676). Подпись в строке «главный бухгалтер» не ставится. Если не указаны реквизиты свидетельства о госрегистрации ИП: а) мнение налоговиков: покупатель теряет право на вычет; б) мнение судов: отсутствие номера и даты свидетельства не мешает налоговикам идентифицировать продавца-предпринимателя, поэтому право на вычет сохраняется (постановление ФАС Уральского округа от 09.03.11 № Ф09-243/11-С2). Если счет-фактура, выставленный от имени предпринимателя, подписан другим лицом по доверенности: До 1 июля 2014 года возможны споры: а) мнение чиновников: такой вариант подписи не правомерен (письмо Минфина России от 24.07.12 № 03-07-14/70).; б) мнение судов: в НК РФ нет запрета на подписание счета-фактуры от имени предпринимателя уполномоченным лицом (постановление ФАС Центрального округа от 31.05.12 № А14-7931/2011). Начиная с 1 июля 2014 года подпись иного лица, действующего от имени ИП на основании доверенности, является правомерной. Основание — новая редакция пункта 6 ст. 169 НК РФ
Счет-фактура в электронной форме подписывается:	одной электронной цифровой подписью (ЭЦП) — руководителя или уполномоченного лица; индивидуального предпринимателя. Поле «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется.
Использование факсимильных подписей	а) мнение чиновников: подписание счета-фактуры при помощи факсимиле не допускается (письмо Минфина от 10.04.19 № 03-07-14/25364.); б) мнение суда: если счет-фактура подписан при помощи факсимиле, налоговики вправе аннулировать вычет по нему. Такой вывод сделан в постановлении АС Центрального округа от 21.03.19 № А09-5694/2018.