Нужен ли договор на продажу имущества работнику?

При продаже или покупке имущества организация обычно заключает договор купли-продажи или поставки (см. «Оформляем торговые операции: чем отличаются договор поставки, договор купли?продажи и договор розничной купли?продажи»).

Но когда речь заходит о реализации имущества работникам, бухгалтер зачастую передает товар без договора — по заявлению, а то и по устной просьбе сотрудника. Дескать, внеси деньги в кассу, распишись в накладной и забирай. Но при налоговой проверке такой подход грозит неприятностями — инспекторы могут просто не признать факт возмездной передачи имущества и исключить из расходов его стоимость.

Поэтому советуем составить письменный договор розничной купли-продажи (в двух экземплярах). В документе детально опишите имущество, которое продается сотруднику. Если у товара имеются инвентарные, идентификационные номера, паспорта изделия и т п. — укажите все это в договоре. Также не забудьте составить акт приема-передачи имущества. Такое оформление избавит от претензий при проверке. Кроме того, правильно составленный договор поможет избежать недоразумений при расчете налогов, в частности, НДС (об этом см. ниже).

Можно ли продать товар на основании заявления работника?

В принципе, договор можно заменить заявлением сотрудника. Но тут важно, чтобы выполнялось несколько условий.

Во-первых, в заявлении должно быть четко определено то имущество, которое работник хочет приобрести. То есть необходимо вписать наименование имущества с инвентарными и прочими номерами, принадлежностями и проч. Во-вторых, следует указать цену приобретения и отметить, включает она в себя НДС и акцизы или нет. В-третьих, в заявлении нужно привести данные, идентифицирующие работника-покупателя: ФИО, паспортные данные, ИНН (если имеется). Наконец, заявление должен завизировать руководитель организации или иное уполномоченное лицо (в последнем случае нужно указать документ, дающий ему такие полномочия). А еще лучше — издать отдельный распорядительный документ, оформляющий продажу на условиях, указанных в заявлении.

При соблюдении этих условий заявление работника можно будет признать офертой, а визу или приказ (распоряжение) руководителя — ее акцептом. Все вместе это составит один из вариантов оформления договора, предусмотренный Гражданским кодексом (п. 2 ст. 432 ГК РФ).

Подробнее о различных вариантах оформления договора см. «Когда договор считается заключенным: переписка и счет по e?mail, аналоги электронной подписи, оформление письма с договором».

Способы оплаты товара работником

Следующий момент, который нужно учесть при продаже имущества организации работнику, — оплата покупки. Тут имеется несколько вариантов.

Первый — удержание из заработной платы сотрудника. Это самый удобный для организации способ, так как он гарантирует поступление денег и не требует проведения каких-то дополнительных операций с наличными деньгами. Однако его реализация требует правильного документального оформления.

В статье 137 ТК РФ четко говорится: «удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами». И далее перечисляются случаи такого удержания. Данный перечень является закрытым, и такого основания как заявление сотрудника в нем нет. Равно как нет его и в других законах, устанавливающих возможность удержания денег из заработной платы (подробнее об удержаниях из зарплаты см. «Как правильно производить удержания из заработной платы»).

В связи с этим, инициатива удержания из зарплаты работника стоимости проданного ему имущества должна исходить от него самого. Он должен написать заявление с просьбой направить часть его заработной платы на оплату по договору. В таком случае речь будет идти уже не об удержании, а о распоряжении зарплатой, которое не подпадает под статью 137 ТК РФ. Не действуют в таком случае и ограничения по сумме удержания (20% или 50% от зарплаты), установленные статьей 138 ТК РФ (письма Роструда от 07.10.19 № ПГ/25778-6-1, от 16.09.12 № ПР/7156-6-1 и от 26.09.12 № ПГ/7156-6-1). Поэтому направить на оплату покупки можно даже всю заработную плату, оставшуюся после обязательных удержаний (НДФЛ и сумм по исполнительным документам).

Приведем пример формулировки такого заявления.

Прошу при выплате мне заработной платы за ноябрь 2022 года перечислить часть выплачиваемой суммы в размере 10 200 (десять тысяч двести) рублей 00 копеек в счет оплаты товара по договору купли-продажи компьютера от 03 ноября 2022 года. Реквизиты для перечисления прилагаю.

Второй вариант — внесение наличных денег в кассу организации. Вариант вполне приемлемый, но его можно применить лишь при условии, если в организации есть должностные лица, уполномоченные работать с наличными деньгами. Кроме того, в этом случае также понадобится ККТ.

Третий вариант — перечисление денег безналичным путем на счет организации. Это самый простой для работодателя способ, так как не требует наличия лиц, уполномоченных работать с наличкой, или оформления каких-либо заявлений. Однако ККТ понадобится и в этом случае, поскольку безналичная оплата товаров также подпадает под термин «расчеты», приведенный в статье 1.1 Федерального закона от 22.05.03 № 54-ФЗ о применении ККТ (письмо Минфина от 12.11.19 № 03-01-15/87176).

Налоговые последствия продажи имущества работникам

НДФЛ

Для работника покупка имущества у организации каких-либо последствий не влечет. Про НДФЛ можно говорить только в том случае, если сделка совершается на таких условиях, что становится очевидной взаимозависимость работника и организации-работодателя. Проще говоря, если стоимость имущества сильно занижена и очевидно, что для покупателя «со стороны» цена имущества была бы значительно выше. В таком случае у работника возникает доход в виде материальной выгоды (подп. 2 п. 1 ст. 212 НК РФ). Однако, заметим, что в 2021 — 2023 годах этот доход не облагается НДФЛ (п. 90 ст. 217 НК РФ).

Тем не менее, это не означает, что организация может, ничем не рискуя, отдавать сотрудникам имущество за бесценок. Пресекать такие нарушения призвана статья 54.1 НК РФ, которая прямо запрещает совершение операций с единственной целью уменьшения налоговых обязательств. Поэтому, если ИФНС выявит занижение цены проданного товара по сравнению с рыночной, то налоги будут доначислены именно организации-продавцу.

Налог на прибыль

Теперь поговорим о налогах организации-работодателя. Сумма, полученная от сотрудника в качестве оплаты имущества, признается выручкой от реализации товаров и, соответственно, включается в налоговую базу по налогу на прибыль (п. 1 ст. 249 НК РФ). При методе начисления доход возникает на дату передачи (то есть реализации) имущества (п. 3 ст. 271 НК РФ). А при кассовом методе — после оплаты (п. 2 ст. 273 НК РФ). При этом базу можно уменьшить на затраты по приобретению проданного имущества. Так, если реализуется основное средство, то в затраты попадет его остаточная стоимость (подп. 1 п. 1 ст. 268 НК РФ). Соответственно, по полностью самортизированным ОС уменьшать выручку будет не на что.

Если в результате уменьшения базы будет зафиксирован убыток, то его можно будет учесть налогообложении равными долями в течение оставшегося срока полезного использования выбывшего объекта (п. 3 ст. 268 НК РФ).

Если же продается иное имущество (не ОС), то в расходах можно учесть цену его приобретения (подп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ). Полученный в этом случае убыток также можно учесть при налогообложении (п. 2 ст. 268 НК РФ). Исключение — продажа товара по цене ниже рыночной, когда убыток не учитывается в силу специальной оговорки пункта 27 статьи 270 НК РФ.

НДС

Поскольку продажа товаров сотрудникам признается реализацией, то организация-работодатель на ОСНО должна будет начислить НДС (если продается имущество, не подпадающее под льготы). Налог начисляется на цену, указанную в договоре. Это еще один аргумент в пользу заключения именно письменного договора купли-продажи, поскольку в нем можно четко указать, включен ли НДС в стоимость товара. А при оформлении реализации с помощью заявления работника НДС придется начислить сверх указанной в нем цены (если в заявлении прямо не указано иное), что может вызвать вопросы уже у работника.

Поскольку данная операция облагается НДС, то, по общему правилу, организация должна оформить счет-фактуру и зарегистрировать его в книге продаж. Но так как покупатель не является плательщиком НДС, этот документ ему не нужен. А значит, можно применить правило подпункта 1 пункта 3 статьи 169 НК РФ, согласно которому при совершении сделок с таким контрагентом по письменному соглашению сторон счет-фактуру можно не составлять. А в книге продаж следует регистрировать чеки ККТ или сводные документы по итогам квартала (п. 1 раздела II приложения № 5 к постановлению правительства РФ от 26.12.11 № 1137, письмо ФНС от 24.08.21 № 3-1-11/0122@).

УСН

Для компании на «упрощенке» оплата, поступившая от работника-покупателя, также образует выручку от реализации и учитывается при определении объекта налогообложения (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Доход возникает на дату платежа или погашения задолженности работника иным способом (п. 1 ст. 346.17 НК РФ). При этом возможности уменьшить доходы от реализации б/у имущества на расходы, связанные с его приобретением и реализацией, не предусмотрено.

Дополнительно налогоплательщикам на УСН нужно помнить о норме пункта 3 статьи 346.16 НК РФ. Она обязывает «упрощенщика» пересчитать налоговую базу по правилам налога на прибыль, доплатить налог, пени и подать «уточненки», если продается имущество, которое:

а) является основным средством;

б) и с даты учета расходов на него для целей УСН прошло менее трех лет (10 лет — по ОС со сроком полезного использования свыше 15 лет).

Перерасчет проводится с даты учета расходов на покупку основного средства до даты его продажи работнику. При этом образовавшаяся при пересчете остаточная стоимость ОС, купленных в период применения УСН, в расходах также не учитывается (письмо Минфина от 19.11.20 № 03-11-06/2/100677).