Сразу скажем, что эта форма не является обязательной (можно разработать свою). Однако большинство организаций выбирают именно ОС-4. Почему? Потому что она удобная и вмещает всю информацию, необходимую для обоснованного списания актива. Покажем на примере, как оформить акт.
Что такое основные средства
Определение дано в пункте 4 ФСБУ 6/2020 «Основные средства» (см. «ФСБУ 6/2020 «Основные средства»: что такое и как перейти»).
К основным средствам (ОС) относится актив, для которого одновременно выполняются условия:
- имеет материально-вещественную форму;
- предназначен для использования в ходе обычной деятельности: при производстве и продаже товаров, при оказании услуг, для предоставления во временное пользование за плату, для охраны окружающей среды и проч.;
- предназначен для эксплуатации в течение периода свыше 12 месяцев (или обычного операционного цикла, превышающего 12 месяцев);
- способен приносить организации экономические выгоды в будущем.
Организация вправе утвердить лимит стоимости ОС. Объекты, которые подходят под все вышеперечисленные критерии, но стоят дешевле лимита, разрешено не относить к основным средствам. Вместо этого суммы, потраченные на их создание и приобретение, можно списать на текущие затраты (п. 5 ФСБУ 6/2020). Нередко лимит утверждают на уровне 100 000 руб., ведь именно такой критерий ОС установлен для целей налогового учета (п. 1 ст. 257 НК РФ; см. «Что изменится в бухгалтерском учете основных средств: читаем новый ФСБУ 6/2020»).
Причины для списания
Объект ОС списывают в том периоде, когда он выбывает, либо теряет способность приносить экономические выгоды в будущем. Причиной списания могут стать, в числе прочего, следующие обстоятельства:
- физический или моральный износ объекта (без перспектив продажи и возобновления использования);
- передача актива другому лицу: продажа, мена, вклад в уставный капитал, предоставление в лизинг, передача некоммерческой компании;
- физическое выбытие объекта в связи с утратой, пожаром, стихийным бедствием, аварией и т.д.;
- невозможность дальнейшей эксплуатации из-за истечения нормативно допустимых сроков, либо иных предельных параметров эксплуатации;
- прекращение деятельности, в которой было задействовано ОС (если использовать в других направлениях бизнеса невозможно).
В каких случаях применяется унифицированная форма ОС-4
Прежде всего отметим: применять унифицированную форму не обязательно (информация Минфина от 04.12.12 № ПЗ-10/2012). Можно разработать собственный бланк акта о списании ОС. Главное, отразить это в учетной политике (см. «Учетная политика организации: образцы на 2022 год, как составить, примеры»).
Если руководство организации примет решение в пользу унифицированного бланка, нужно использовать форму № ОС-4 и указания по ее применению (утв. постановлением Госкомстата от 21.01.03 № 7).
Форма № ОС-4 не подходит для двух случаев. Первый — компания списывает автотранспортные средства. Второй — списывается не одно основное средство, а группа объектов. В таких ситуациях применяют формы № ОС-4а и № ОС-4б соответственно.
Правила заполнения формы ОС-4
При оформлении акта ОС-4 следует учесть несколько нюансов.
- Акт составляют в двух экземплярах: первый передают в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность ОС.
- На акте должны стоять подписи членов комиссии, которая установила непригодность ОС (комиссия состоит минимум из трех человек). Акт утверждается подписью руководителя компании или его уполномоченного лица.
- Графу «Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету или восстановительная стоимость» заполняют следующим образом. Если была переоценка, указывают восстановительную стоимость по итогам последней переоценки. Если переоценки не было — первоначальную стоимость, по которой ОС было принято к бухгалтерскому учету.
- В графе «Сумма начисленной амортизации (износа), руб.» указывают амортизацию, начисленную с начала эксплуатации.
- Данные результатов списания вносят в инвентарную карточку учета объекта (подробнее см. «Бухгалтерский учет основных средств (ОС)»).