Автор: Липина М. А., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В организации имеются сотрудники с разъездным характером работы. Что нужно знать бухгалтеру о начислении страховых взносов и НДФЛ?

Минфин неоднократно указывал следующее:

• если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре установлено, что работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения;

• при отсутствии подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке;

• суммы суточных, выданные в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ сотруднику организации, работа которого имеет разъездной характер, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в размере, определенном локальным актом организации.

Такая позиция изложена в письмах от 08.12.2020 № 03-04-06/107247, от 21.11.2019 № 03-04-05/90156, от 04.03.2019 № 03-15-06/13866, от 22.08.2019 № 03-15-06/64487, от 20.09.2018 № 03-15-06/67364 и др.

При этом в Письме № 03-04-05/90156 подчеркнуто, что доходы работников в виде сумм оплаты труда в повышенном размере подлежат обложению НДФЛ в общем порядке. Очевидно, что суммы такой повышенной оплаты нужно включать в базу для начисления страховых взносов.

Минтруд в Письме от 18.09.2020 № 14-2/ООГ-15047 согласился с тем, что законодательство не определяет понятие «разъездной характер работы». По мнению чиновников, разъездной может считаться работа, при которой работник выполняет свои должностные обязанности вне места расположения организации. Причем такая работа должна носить постоянный характер. В письме указано, что в целях возмещения расходов, приведенных в ст. 168.1 ТК РФ, условия, определяющие разъездной характер работы для конкретного работника, должны быть установлены заключенным с ним трудовым договором.

На практике не всем работодателям удается доказать обоснованность неначисления НДФЛ и страховых взносов. Назовем две основные ошибки работодателей. Во-первых, включение в перечень «разъездников» сотрудников, работа которых не носит разъездного характера (например, директора, бухгалтера, юриста). Во-вторых, установление размера «разъездных» суточных, несоизмеримого с размером суточных при командировках.

Конечно, законодательство не содержит требования о соизмеримости этих двух видов суточных. Вместе с тем суточные при командировках освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами в размере 700 руб. (при поездках внутри страны). В связи с этим невозможно (на наш взгляд) обосновать, почему при разъездном характере работы от обложения НДФЛ и страховыми взносами должны освобождаться суточные, превышающие названный лимит.

Сделанные выводы подтверждает судебная практика.

Рассмотрим в качестве примера Постановление АС СКО от 11.02.2020 по делу № А32-22252/2019. Организация не смогла убедить судей в том, что инспекция необоснованно отнесла компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей работниками, постоянная работа которых имеет разъездной характер, к элементам оплаты труда, не направленным на возмещение физическим лицам конкретных затрат.

Обратите внимание: организации были начислены НДФЛ, пени и штраф. Кроме того, инспекцией были приняты обеспечительные меры в виде запрета на отчуждение (передачу в залог) без согласия налогового органа имущества (транспортного средства, материалов), а также приостановления операций по счетам в банках.

Судьи установили, что спорные выплаты производились обществом в порядке, предусмотренном положением о разъездном характере работы и коллективным договором.

Приказом общество утвердило перечень профессий и должностей работников, которым установлен разъездной характер работы. В него вошли: директор, финансовый директор, главный инженер, бухгалтер, офис-менеджер, инспектор отдела кадров, главный бухгалтер, юрист, начальник ПТО, главный энергетик, производитель работ, мастер штукатур-маляр, машинист автокрана, арматурщик, кладовщик, водитель-снабженец, энергетик.

Приказом предусмотрено:

• за разъездной характер работ выплачивается компенсация в усредненном размере 200 % от должностного оклада;

• компенсация начисляется и выплачивается в зависимости от количества отработанных каждым работником дней;

• основанием выплат являются приказ руководителя, табели учета рабочего времени, акты выполненных на объектах работ.

Проанализировав представленные обществом в подтверждение правильности исчисления НДФЛ документы (табели учета рабочего времени, бухгалтерские справки, ежемесячные приказы о выплате компенсации пропорционально фактически отработанному времени за проверяемый период), судьи сделали вывод, что спорные выплаты:

• входят в действующую на предприятии систему оплаты труда;

• не обладают признаками возмещения понесенных расходов, подтвержденных документально;

• не являются суточными.

Арбитры решили: спорные выплаты – это составная часть заработной платы, соответственно, с этих доходов работников подлежит удержанию НДФЛ.

Обратите внимание: попытка организации добиться пересмотра дела не увенчалась успехом (Определение ВС РФ от 18.06.2020 № 308-ЭС20-9499).

Еще один пример спора, который был решен в пользу проверяющих, – Постановление АС УО от 26.08.2016 № Ф09-8096/16 по делу № А50-29036/2015. В данном случае организации были доначислены страховые взносы.

Согласно приказу за разъездной характер работы установлены следующие размеры компенсации за каждый отработанный месяц:

• директору – 100 000 руб.;

• заместителю директора – 15 000 руб.;

• водителю грузового автомобиля – 10 000 руб.

Судьи учли, что данные выплаты установлены в твердой сумме в месяц и их размер не зависит от наличия или отсутствия фактического несения сотрудниками общества расходов.

В постановлении особо отмечено, что размер выплаченной компенсации существенно превышает размер заработной платы. Например, директору за год было начислено в качестве:

• заработной платы 188 тыс. руб.;

• компенсации 1 200 тыс. руб.

У каждого из работников величина компенсации превышала размер заработной платы.

Кроме того, компенсация за разъездной характер работы выплачивалась в периоды:

• нахождения в отпуске без сохранения заработной платы;

• временной нетрудоспособности.

Оценив перечисленные обстоятельства, судьи сделали вывод, что спорные выплаты являются частью системы оплаты труда, носят систематический и стимулирующий характер, в связи с чем подлежат включению в базу для начисления страховых взносов.

Подведем итог. Сэкономить на уплате НДФЛ и страховых взносов можно только в отношении выплат отдельным работникам. Попытка снизить размер обязательных платежей путем замены части заработной платы большинства сотрудников компенсацией за разъездной характер работы обернется для организации дополнительными потерями в виде уплаты пеней и штрафов.