На примерах — как корректно отразить суммы отпускных в расчете в разных ситуациях.

Важные тонкости выплаты отпускных

Когда начало и конец отпуска приходятся на один месяц или один отчетный период, проблем с отражением соответствующих сумм в Расчете 6-НДФЛ, как правило, не возникает.

Напомним, раздел 1 Расчета 6-НДФЛ «Обобщенные показатели» заполняется в целом по организации нарастающим итогом. В разделе 2 «Даты и суммы фактически полученных доходов и удержанного налога на доходы физических лиц» отражаются показатели за отчетный период. Теперь перечислим правила отражения отпускных в Расчете 6-НДФЛ.

Правило 1. Доход в виде отпускных считается полученным в день их выплаты (ст. 223 НК РФ) и отражается по стр. 100 Раздела 2.

Правило 2. НДФЛ удерживается в день выплаты денег работникам (ст. 226 НК РФ) и отражается по стр. 110 Раздела 2. Таким образом в строках 100 и 110 ставится одна дата.

Правило 3. Отпускные вместе с НДФЛ отражаются по строке 130, удержанный с отпускных НДФЛ — по строке 140.

Правило 4. Крайний срок уплаты НДФЛ в бюджет (ст. 226 НК РФ) — последнее число месяца, в котором выплачены деньги, сумма отражается по стр. 120 Раздела 2.

Правило 5. В Расчете 6-НДФЛ показывают выплаченные отпускные, а не начисленные. Однако из этого правила есть важное исключение. Если отпускные выплачены в последний месяц квартала, а последний день этого месяца приходится на выходной, то срок перечисления налога — следующий период (п. 6 ст. 226 НК РФ). Поскольку выплата отпускных состоялась, этот факт фиксируется в разделе 1 Расчета. В разделе 2 Расчета за следующий период отражается крайний срок перечисления НДФЛ в бюджет (строка 120) (письмо ФНС России от 05.04.2017 № БС-4-11/6420).

Пример 1. Отпускные выплачены в последний месяц квартала, последний день месяца — выходной

Работнику отпускные выплачены 25.06.2018 года. Крайний срок перечисления НДФЛ — 2 июля 2018 года (поскольку последний день месяца квартала пришелся на выходной).

В Расчете 6-НДФЛ за полугодие операция будет отражаться по строкам 020, 040 и 070 раздела 1. В разделе 2 операция за полугодие не отражается, она войдет в Расчет за 9 месяцев, где нужно будет указать:

— по строке 100 и 110 — 25.06.2018;

— по строке 120 — 02.07.2018;

— по строкам 130 и 140 — суммы дохода и НДФЛ с отпускных.

Повторно в разделе 1 за 9 месяцев отпускные за июнь не указываются.

Правило 6. Каждая выплата отпускных отражается отдельным блоком в разделе 2 Расчета 6-НДФЛ, если даты выплаты разные.

В таблице 1 приведем общую схему отражения отпускных в ситуации, когда дата их выплаты и крайний срок перечисления налога приходятся на разные отчетные (налоговые) периоды (отражаются , не отражаются -).

Корректировка отпускных

Алгоритм действий при корректировке сумм в Расчете 6-НДФЛ зависит от того, требуется ли доплатить отпускные или наоборот, уменьшить их сумму. Приведем порядок действий ниже.

Операция: Доплата отпускных, то есть выплата основной части произошла в одном квартале, а доплата производится в следующем квартале.

Как отражаем в Расчете 6-НДФЛ:

Операция: Перерасчет отпускных в сторону уменьшения.

Как отражаем в расчете 6-НДФЛ:

Пример 2. Заполнение Расчета 6-НДФЛ при уменьшении суммы отпускных

Общество с ограниченной ответственностью «Меркурий» начислило работнику отпускные в июне 2018 года в сумме 50 000 рублей. Исчислили, удержали и перечислили в бюджет НДФЛ в сумме 6 500 руб. Отпускные перечислены работнику 25.06.2018 года.

В июле 2018 года сделали перерасчет, в ходе которого выяснилось, что работнику переплатили отпускные. Реальная сумма отпускных должна была составить 45 000 рублей, НДФЛ с отпускных — 5 850 рублей Сумма переплаты составила 5 000 рублей, а излишне удержанный и перечисленный НДФЛ — 650 руб.

По письменному согласованию с работником сумма переплаты отпускных принимается в зачет заработной платы за июль 2018 года. Сумма начисленной зарплаты за июль составила 70 000 руб. С учетом переплаты зарплата составила 65 000 руб., а НДФЛ с этой суммы — 8 450 руб. Зарплата за июль 2018 года выплачена работнику 10.08.2018 года.

Порядок заполнения Расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев приведем ниже.

Раздел 1.

• Строка 020 — 115 000 руб. (50 000 руб. 65 000 руб.)
• Строка 040 — 14 950 руб. (115 000 руб. х 13%)
• Строка 070 — 14 950 руб.

Раздел 2.

• Строка 100 — 31.07.2018
• Строка 110 — 10.08.2018
• Строка 130 — 13.08.2018
• Строка 130 — 65 000 руб.
• Строка 140 — 8450 руб.

Наталья Горбова, эксперт Контур.Школы, учебного центра компании СКБ Контур