Правовой режим денежных средств организаций бюджетной сферы имеет существенную специфику. Так, по общему правилу учреждения осуществляют операции с поступающими им средствами через лицевые счета, открываемые в ТОФК или региональном / муниципальном финоргане. Порядок санкционирования расходов, осуществляемых такими учреждениями, устанавливается соответствующим финорганом. При этом обязательным условием процедуры санкционирования расходов является подтверждение обязанности учреждения оплатить денежные обязательства, то есть предоставить финоргану по месту открытия лицевого счета документы, подтверждающие наличие денежного обязательства. Денежное обязательство – обязанность уплатить определенные денежные средства в соответствии с выполненными условиями гражданско-правовой сделки или в соответствии с положениями закона, иного правового акта, условиями договора или соглашения.
Документ о приемке в электронной форме является документом, подтверждающим возникновение денежного обязательства. Соответственно, независимо от типа учреждения, подтверждать возникновение денежного обязательства какими-либо "бумажными" документами при электронной приемке не нужно.
Таким образом, контрагент вправе, но не обязан при формировании документа о приемке в ЕИС прикрепить к документу о приемке иные неструктурированные юридически значимые документы о приемке товаров, работ, услуг по форме, предусмотренной условиями контрактов, и подписать их электронной подписью. Контрактом может быть предусмотрено условие об оформлении документов, частично или полностью дублирующих содержание структурированного документа о приемке, сформированного в ЕИС, однако такие документы не будут иметь юридической силы: они носят исключительно информационный характер. Кроме того, при наличии подобных документов риск возникновения претензий со стороны ревизоров значительно увеличивается, поскольку возрастает риск указания в таких документах противоречивых сведений.