Когда подать заявление на возврат подоходного налога

Порядок возврата НДФЛ зависит от причины возникновения переплаты. Если речь идет о том, что налог был излишне (в т.ч. ошибочно) удержан налоговым агентом при выплате дохода, то за возвратом надо обращаться именно к работодателю или заказчику по договору ГПХ. Получить такую переплаты напрямую через ИФНС можно только в том случае, если на момент обращения налоговый агент прекратил существование (абз. 10 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Если же «лишний» НДФЛ образовался из-за действий самого налогоплательщика (например, он заявил в декларации налоговые вычеты или поставил к зачету налог, уплаченный за границей), то возврат происходит через налоговую инспекцию. В этом случае заявление надо подать в ИФНС.

Также только в налоговую нужно обращаться за возвратом НДФЛ, который оказался излишне уплаченным из-за изменения налогового статуса физлица (п. 1.1 ст. 231 НК РФ; см. «Как поступить с НДФЛ, если работник в течение года стал налоговым резидентом РФ»).

Что касается сроков подачи заявления на возврат, то на этот счет законодатель не дает четкого указания. Сказано лишь то, что заявить о возврате переплаты можно в любое время в течение трех лет с момента ее возникновения (п. 7 ст. 78 НК РФ, письма Минфина от 26.01.21 № 03-04-05/4490 и ФНС от 13.05.19 № БС-4-11/8846@; см. «Разъяснено, как физлицу получить освобождение от НДФЛ при матвыгоде от экономии на процентах»).

Форма заявления на возврат НДФЛ

Заявление на возврат НДФЛ, которое подается налоговому агенту, излишне удержавшему налог, можно составить в произвольной форме. Обязательное требование — в нем должны быть указаны реквизиты банковского счета для зачисления переплаты (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Других требований к содержанию такого заявления не установлено. Однако, очевидно, что в нем должны быть указаны данные о налогоплательщике и о налоговом агенте, к которому он обращается за возвратом НДФЛ. В частности, нужно вписать ФИО налогоплательщика, а также его должность и структурное подразделение (если заявление подается по месту работы), либо адрес проживания и паспортные данные (если адресат заявления не является работодателем). Кроме того, желательно сделать ссылку на реквизиты полученного от налогового агента сообщения об обнаруженной переплате. И, конечно, работник должен подписать составленный документ.

Заявление на возврат НДФЛ, которое подается в налоговую инспекцию, имеет утвержденную форму. Так, если налогоплательщик сдает его вместе с декларацией 3-НДФЛ, то следует заполнить бланк, приведенный в приложении к разделу 1 декларации (утв. приказом ФНС от 15.10.21 № ЕД-7-11/903@). Если же отправляет отдельно от декларации, то нужно использовать форму по КНД 1150058. Она приведена в приложении № 8 к приказу ФНС от 14.02.17 № ММВ-7-8/182@.

Отметим, что существует еще один механизм, позволяющий вернуть НДФЛ в результате применения налоговых вычетов. Это упрощенный порядок, когда вычеты предоставляет налоговая, но декларацию подавать не надо. Достаточно отправить заявление через личный кабинет (форма утв. приказом ФНС от 01.06.21 № ЕД-7-11/535@; см. «Утверждена форма заявления для упрощенного вычета по НДФЛ»). Также см. «Вычеты НДФЛ на лечение и спорт можно будет получить в упрощенном порядке».

Порядок заполнения заявления на возврат налога

Правила составления заявления о возврате, входящего в состав 3-НДФЛ, установлены пунктом 5.4 Порядка заполнения декларации (утв. приказом № ЕД-7-11/903@). Так, в заявлении нужно указать:

• его порядковый номер в текущем году;
• КБК и ОКТМО, по которым будет проводиться возврат;
• сумму НДФЛ, которую нужно вернуть из бюджета;
• данные о банковском счете, куда требуется зачислить возвращаемую сумму;
• ФИО налогоплательщика — получателя платежа.

Эти же сведения вносятся в заявление на возврат по форме КНД 1150058, которое подается отдельно от декларации. При этом дополнительно требуется указать номер ИФНС, в которую сдается документ. А также нужно отметить:

• статус плательщика (1 — налогоплательщик);
• основание для возврата НДФЛ (ст. 78 НК РФ);
• вид возвращаемой суммы (1 — излишне уплаченный и 1 — налог).

Перед отправкой в налоговую любое заявление необходимо подписать. Без подписи оно не будет иметь юридической силы.

Как подать заявление на возврат НДФЛ

Заявление на возврат НДФЛ подается налоговому агенту в письменной форме. Об этом сказано в статье 231 НК РФ. При этом способы подачи не регламентированы. В связи с этим налоговый агент вправе установить из самостоятельно. В том числе, он может определить, что будет принимать заявления в электронном виде (письмо ФНС от 09.09.21 № БС-4-11/12811@; см. «Обязан ли работодатель принимать электронные заявления о возврате излишне удержанного НДФЛ»).

Заявление на возврат НДФЛ, которое подается вместе с декларацией, составляет с ней единое целое. Следовательно, его нужно передать в ИФНС тем же способом, что и саму декларацию: очно (лично или через представителя), почтой, через личный кабинет или по ТКС. Эти же способы можно использовать и для передачи в налоговую заявления на возврат НДФЛ, которое оформляется в виде отдельного документа (п. 4 ст. 78 НК РФ).

Порядок возврата НДФЛ налоговым агентом

Этот порядок прописан в статье 231 НК РФ. Налоговый агент обязан вернуть переплату не позднее трех месяцев с момента поступления заявления. Возврат происходит за счет уменьшения сумм НДФЛ, которые должны быть перечислены в бюджет в счет предстоящих платежей с доходов всех сотрудников компании. Если этих сумм недостаточно, налоговый агент должен подать в ИФНС заявление на возврат излишне удержанной им суммы налога. Срок на подачу такого заявления — 10 дней с момента получения заявления физлица о возврате. При этом, как следует из пункта 2 письма Минфина от 16.05.11 № 03-04-06/6-112, решение о том, каким образом будет возвращена переплата — в течение трех месяцев за счет уменьшения предстоящих платежей по НДФЛ, или сразу путем возврата из бюджета — нужно принять непосредственно после получения заявления налогоплательщика о возврате.

Таким образом, налоговый агент должен предпринять следующие действия:

1. Произвести перерасчет сумм удержанного НДФЛ (при необходимости сдать «уточненки» по 6-НДФЛ) и письменно уведомить налогоплательщика о наличии переплаты (п. 6 ст. 81, абз. 2 п. 1 ст. 231 НК РФ).
2. Получить от налогоплательщика заявление о возврате излишне удержанной суммы. В нем должны быть указаны реквизиты банковского счета, на который необходимо ее перечислить (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ).
3. Не позднее 10 дней с момента получения заявления о возврате и с учетом сумм НДФЛ, ежемесячно перечисляемых в бюджет по всем сотрудникам организации, определить порядок возврата налога: в течение трех месяцев за счет указанных сумм, или путем возврата из бюджета. Если выбран второй вариант — обратиться в налоговую с заявлением. К нему нужно приложить выписки из налогового регистра по НДФЛ за периоды, когда налог был излишне удержан, справки о доходах за эти периоды и документы, подтверждающие перечисление налога в бюджет. При этом организация вправе вернуть налогоплательщику излишне удержанную сумму и за счет собственных средств, не дожидаясь их возврата из бюджета (абз. 6, 8 и 9 п. 1 ст. 231 НК РФ, п. 2 письма Минфина от 16.05.11 № 03-04-06/6-112).
4. Перевести сумму возмещаемого налога (всю или часть) на банковский счет, указанный в заявлении налогоплательщика (абз. 1 и 4 п. 1 ст. 231 НК РФ).
5. Отразить фактически возвращенную сумму в расчете 6-НДФЛ в периоде фактического возврата (п. 4.3. Порядка заполнения, утв. приказом ФНС от 15.10.20 № ЕД-7-11/753@, письмо ФНС от 14.11.16 № БС-4-11/21536@). При этом уведомлять налоговиков о произведенном возврате не требуется.