По общему правилу к расходам для целей налогообложения можно отнести те, которые документально подтверждены и экономически оправданы (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса). Документы, подтверждающие произведенные расходы должны быть оформлены в соответствии с нормами российского законодательства, обычаями делового оборота, принятыми в иностранных государствах.
При этом стоит учесть, что транспортная накладная может быть применена как первичный учетный документ исключительно при наличии реквизитов, определенных ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Т. е. в ней в обязательном порядке должен быть заполнен раздел 16 "Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы". При не заполнении этого раздела, транспортная накладная является документом, оформленным в соответствии с российским законодательством и подтверждает затраты на перевозку. Но для целей отражения в бухгалтерском и налогом учете на такую перевозку должен быть оформлен первичный учетный документ, отвечающий вышеуказанным требованиям.