01.12.2020

ссылка на статью: бухвести.рф/141690

При переходе на электронные трудовые книжки работники были уведомлены о возможности выбора: электронный или бумажный вариант. Также в уведомлении было указано, что если от работника не поступило заявление о ведении трудовой книжки, то это является основанием для продолжения ведения трудовой книжки на бумажном носителе. Большинство сотрудников не подали заявления (хотят оставить бумажный вариант).
Пенсионный фонд утверждает, что до конца 2020 года необходимо предоставить сведения по всем сотрудникам с указанием заявления (в отчете необходимо указать дату заявления) о выборе ведения трудовой книжки и последней записи в трудовой книжке.
Нужно ли по данным сотрудникам подавать отчет по форме СЗВ-ТД? Нужно ли требовать, чтобы все сотрудники написали заявление?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Каждый работник до 31 декабря 2020 года включительно обязан подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения его бумажной трудовой книжки или о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности.
Если работник хочет оставить бумажный вариант, но не подал соответствующего заявления, то работодатель не вправе отразить информацию о выборе работника в форме СЗВ-ТД. Указанные сведения представляются только в случае, если работник уже написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки.

Обоснование вывода:
С 01.01.2020 вступил в силу Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде" (далее - Закон N 439-ФЗ). Указанным законом в Трудовой кодекс РФ были внесены изменения, согласно которым в настоящее время существуют два основных документа о трудовой деятельности и трудовом стаже работника: трудовая книжка установленного образца (ст. 66 ТК РФ) и сведения о трудовой деятельности работника (часть первая ст. 66.1 ТК РФ) (смотрите ст. 1). Переход к электронному формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только с согласия работника.
Не позднее 31 октября 2020 года работодатель должен уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ) или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) (п. 4 ч. 1 ст. 2 Закона N 439-ФЗ, постановление Правительства РФ от 19.06.2020 N 887).
В свою очередь, ст. 2 Закона N 439-ФЗ предусмотрено, что каждый работник по 31 декабря 2020 года включительно подает работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
При этом согласно части первой ст. 66.1 ТК РФ сведения о трудовой деятельности каждого работника работодатель предоставляет для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ. Следовательно, сведения о трудовой деятельности передаются на всех работников данного работодателя независимо от того, выбрал работник бумажный вариант трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности в электронном виде, или вовсе не сообщил о выборе.
Основанием для предоставления сведений в ПФР в силу п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ (далее - Закон N 27-ФЗ) является любой случай приема, перевода на другую постоянную работу, увольнения работника или подачи им заявления о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки либо о предоставлении работодателем ему сведений о трудовой деятельности.
При первой подаче сведений работодатель обязан предоставить в ПФР также и сведения о трудовой деятельности работника у данного работодателя по состоянию на 1 января 2020 года (пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона N 27-ФЗ). При отсутствии у зарегистрированного лица случаев, указанных в п. 2.4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ, сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года.
Работодатели направляют в ПФР сведения о трудовой деятельности работников по форме СЗВ-ТД, утвержденной постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п. Этим же постановлением утвержден и Порядок заполнения формы "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)" (далее - Порядок).
Частью 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ предусмотрено, что если работник не подал никакого заявления, то работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку. Однако, на наш взгляд, это не означает, что в таком случае работник определился с выбором и работодатель вправе отразить информацию о выборе работника в форме СЗВ-ТД. Ведь из ст. 2 Закона N 439-ФЗ следует, что каждый работник до 31 декабря 2020 года включительно обязан сделать выбор относительно того, будет ли работодатель продолжать вести его бумажную трудовую книжку или перейдет на предоставление ему сведений о трудовой деятельности, и подать работодателю соответствующее письменное заявление.
Кроме того, как верно указано в вопросе, сама форма СЗВ-ТД предусматривает указание даты заявления работника. Так, в силу п. 1.6 Порядка форма СЗВ-ТД представляется начиная с 1 января 2020 года не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности. В поле "Дата подачи" указывается дата подачи соответствующего заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ (п. 2.3 Порядка).
Иными словами, указанные сведения представляются только в случае, если работник уже написал заявление о продолжении ведения трудовой книжки или предоставлении сведений о трудовой деятельности. В отсутствие соответствующего письменного заявления работника у работодателя нет оснований предоставлять в ПФР такие сведения.
Полагаем, что в приведенной ситуации целесообразно повторно уведомить работников, не предоставивших никакого заявления, о необходимости его предоставить.
Отметим, что для работников, не имевших возможности подать работодателю до 31 декабря 2020 года включительно заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности, законодатель предусматривает возможность сделать это в любое время и позже указанной даты (ч. 6 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). К таким лицам закон относит, в частности:
1) работников, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали заявление, но за которыми сохранялось место работы;
2) лиц, имеющих стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявших в трудовых (служебных) отношениях и до указанной даты не подавших заявление.
Судя по формулировке закона, этот перечень не является закрытым. Единственным критерием сохранения за работником права на подачу заявления и после 31 декабря 2020 года является лишь невозможность сделать это ранее.
Формально из закона следует, что лица, подавшие заявление о продолжении ведения их бумажных трудовых книжек, могут в любой момент отказаться от этого своего права (ч. 5 ст. 2 Закона N 439-ФЗ), и лица, не подавшие никакого заявления из-за невозможности этого сделать, могут как сохранить за собой право на ведение работодателем их бумажных трудовых книжек, так и отказаться от него. А вот для лиц, не подавших заявления до 31.12.2020, закон права отказа от ведения бумажных трудовых книжек уже не предусматривает. Однако такая трактовка данной нормы явно идет вразрез со взятым законодателем курсом на перевод документооборота в цифровой формат. Полагаем, работодателю все же следует в данном случае отказаться от буквального толкования закона и после 31.12.2020 удовлетворять заявления работников об отказе от ведения бумажных трудовых книжек. Аналогичное мнение в своих разъяснениях высказывают и представители Роструда (смотрите их ответ 1, ответ 2 с информационного портала "Онлайнинспекция.РФ").

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

Ответ прошел контроль качества

16 ноября 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.