10.09.2019

ссылка на статью: бухвести.рф/126933

Организация планирует переход на электронный документооборот (ЭДО) в части обмена бухгалтерскими документами, но пока использует формы ТОРГ-12, счета-фактуры, акты. Переход на универсальный передаточный документ (УПД) должен быть отражен в учетной политике организации, следовательно, это можно будет сделать только с начала календарного года.
Обязательно ли организация должна использовать УПД, или можно пользоваться товарной накладной и счетом-фактурой?
Также у организации есть такие контрагенты, с которыми заключены несколько видов договоров (аренды и поставки).
Обязательно ли переходить на ЭДО сразу по всем видам договоров, или возможно совмещение бумажного или электронного документооборота?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
1. Организация в рассматриваемой ситуации не обязана использовать универсальный передаточный документ. Она может продолжать пользоваться товарной накладной и счетом-фактурой, что не влечет за собой негативных налоговых последствий.
2. Организация может совмещать бумажный и электронный документооборот.

Обоснование вывода:
1. Универсальный передаточный документ (далее - УПД) - это документ, применение и рекомендуемая форма которого предложены ФНС России в письме от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96 (далее - Письмо). Его использование при оформлении ряда фактов хозяйственной жизни позволяет одновременно выполнять требования как по составлению первичного учетного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон N 402-ФЗ), так и счета-фактуры (ст. 169 НК РФ).
В Письме прямо отмечается, что предложение ФНС России формы УПД не ограничивает права хозяйствующих субъектов на использование иных соответствующих условиям ст. 9 Закона N 402-ФЗ форм первичных учетных документов (из действовавших ранее альбомов или самостоятельно разработанных) и формы счета-фактуры, установленной постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137, что полностью соответствует положениям законодательства.
Поскольку законом не установлено иное, это справедливо и при переходе организации на электронный документооборот.
Таким образом, организация в рассматриваемой ситуации не обязана использовать УПД. Она может продолжать пользоваться товарной накладной и счетом-фактурой.
В связи с тем, что применение УПД не является обязательным, его неоформление при условии надлежащего составления иных первичных учетных документов (например, товарных накладных, актов) и счетов-фактур не несет в себе каких-либо налоговых рисков. В частности, это не может повлечь за собой отказ в применении налоговых вычетов (ст.ст. 171, 172 НК РФ) и признании расходов в налоговом учете (п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ). В Письме также говорится о том, что неприменение рекомендованной ФНС России формы УПД для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения.
2. Из ч. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 1 ст. 169 НК РФ следует, что первичные учетные документы могут составляться на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (в электронной форме).
Пунктом 1 ст. 169 НК РФ установлено, что счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.
Из положений Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (в частности - ст. 3) также вытекает, что вопросы применения электронного документооборота в отношениях между хозяйствующими субъектами регулируются в том числе соглашениями между ними.
Соответственно, если иное не предусмотрено законом, вопросы перехода на электронный документооборот с контрагентами решаются по соглашению сторон сделки в каждом конкретном случае отдельно, что, на наш взгляд, допускает существование в организации смешанного внешнего документооборота (в бумажной и электронной форме). Поскольку из закона прямо не следует иного, полагаем, что вопросы применения электронного документооборота с одним контрагентом в отношении различного рода сделок (в частности - по поставке и аренде) также могут решаться по-разному.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат экономических наук Игнатьев Дмитрий

Ответ прошел контроль качества

21 августа 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.