EdZbarzhyvetsky / Depositphotos.com

Обновленная в июне этого года редакция Кодекса предусматривает совершенно иной подход к административной ответственности за правонарушения в области бюджетного / бухгалтерского учета и формирования отчетности. Причем мера ответственности для должностного лица за искажение показателей отчетности зависит теперь от того, насколько серьезным является допущенное нарушение.

Принять необходимые меры, чтобы обезопасить себя от штрафов помогут наши советы.

1. Следует помнить, что главный бухгалтер не будет привлечен к ответственности по ст. 15.15.6 КоАП, если искажение отчетности произошло по вине иных лиц, а именно:

• при несоответствии первичных документов, составленных другими лицами, свершившимся фактам хозяйственной жизни;
• и/или если первичные документы не были переданы бухгалтеру для регистрации в регистрах бухгалтерского учета или переданы несвоевременно.

Чтобы из-за позднего предоставления документов меры административной ответственности не были применены в отношении главного бухгалтера, необходимо урегулировать вопрос, связанный с представлением документов от контрагентов или из структурных подразделений учреждения в необходимые сроки. Сделать это возможно с помощью графика документооборота, который определит порядок и сроки передачи первичных / сводных учетных документов между должностными лицами для отражения их в учете. Кроме того, не лишним будет закрепить в должностных инструкциях и учетной политике соответствующую норму о том, что должностные лица, ответственные за совершение фактов хозяйственной жизни и оформление первичных учетных документов, обязаны оформлять их надлежащим образом и своевременно передавать в бухгалтерское подразделение для регистрации операций. И, получая акт проверки, убедитесь, что при описании нарушения было зафиксировано, кто по должностному регламенту является ответственным за эту операцию.

2. Одним из грубых нарушений, которое наказывается максимальным штрафом – до 30 тыс. руб., является отсутствие первичных учетных документов и/или бухгалтерских регистров. В этой связи стоит еще раз обратить внимание в том числе на соблюдение сроков хранения, подборку и брошюровку первичных документов и регистров. Напомним, что первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета не менее пяти лет после отчетного года.

3. Еще одно нарушение, которое КоАП РФ квалифицирует как грубое, – включение в бюджетную / бухгалтерскую отчетность показателей, не подтвержденных соответствующими регистрами бухгалтерского учета и/или первичными учетными документами. Не допустить подобного нарушения поможет оставление отчетности исключительно на основе данных Главной книги и иных учетных регистров, а также обязательное проведение сверки оборотов и остатков по регистрам аналитического учета с оборотами и остатками по регистрам синтетического учета. Тем более что это требование закреплено в Инструкциях по составлению отчетности.

4. При квалификации нарушения по ст. 15.15.6 КоАП РФ во внимание берется не только искажение показателя бюджетной / бухгалтерской отчетности, которое привело к искажению информации об активах, обязательствах или финансовом результате, но и занижение сумм налогов, сборов и страховых взносов. В этой связи стоит особенное внимание уделить учетным данным, формирующим облагаемую базу для исчисления налогов и сборов. В частности, перед составлением отчетности уточнять информацию об изменении кадастровой стоимости земельного участка, использовать для расчета налога на имущество данные об остаточной стоимости имущества, актуализированные после проведения годовой инвентаризации и списания с баланса объектов, не соответствующих понятию "актив". При составлении Сведений (формы 0503169, 0503769) убедитесь, что показатель задолженности по уплате налога в бюджет соответствует сумме налога по декларации / расчету. Кроме того, не стоит забывать, что показатели дебиторской / кредиторской задолженности обязательно должны быть подтверждены актами сверки, в том числе с налоговыми органами. Нередки ситуации, когда данные учета соответствуют данным налоговых деклараций, а при сверке выявляется задолженность, о которой учреждению ничего не известно. Чаще всего это незначительные суммы пени. Однако такая ситуация может свидетельствовать о нарушениях со стороны сотрудников учреждения, вплоть до хищения денежных средств. Показательна в этом плане выявленная ревизорами ситуация, в которой при оплате услуг контрагента заявки на кассовый расход отправлялись в казначейство на одну сумму, а на бумажном носителе оформлялись подложные заявки на меньшую сумму – они и были отражены в учете. Таким образом сотрудникам учреждения удалось похитить весьма значительную сумму.

5. Смягчающим обстоятельством для бухгалтера является исправление ошибки в учете прошлых лет до ее выявления проверяющими. Но важно не только исправить ошибку и пересмотреть входящие остатки, но и зафиксировать этот факт. А сделать это нужно путем уведомления учредителя об исправлении ошибки – предоставлением Сведений об изменении остатков валюты баланса (формы 0503173, 0503773). Именно из них проверяющие должны узнать, что ошибка обнаружена и исправлена учреждением до ее выявления в ходе проверки, и только в этом случае можно рассчитывать на освобождение от ответственности. Сведения (формы 0503173, 0503773) имеют периодичность по моменту возникновения факта исправления ошибок. Конечно, сопровождать исправление каждой ошибки представлением этих отчетных форм нецелесообразно, но можно установить в учетной политике любую периодичность – 1 раз в месяц, 1 раз в квартал и т. д.

При этом обратите внимание: изменение остатков валюты баланса может повлиять на изменение размера крупной сделки. Но как быть, если контракт уже заключен и находится на этапе исполнения? Исходя из требований законодательства согласование крупной сделки – процедура предварительная, соответственно, утверждать сделку исходя из новых показателей не вполне правомерно, и учредитель вполне может отказаться от нового согласования. Наиболее правильным, и наиболее консервативным в такой ситуации будет письменное уведомление учредителя о сложившейся ситуации.