14.06.2019

ссылка на статью: бухвести.рф/123093

Индивидуальный предприниматель (ИП) ведет бухгалтерский учет и осуществляет кассовые операции самостоятельно, бухгалтера и кассира нет.
Можно ли приходные и расходные кассовые ордера, а также кассовую книгу оформлять в электронном виде?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Как приходные и расходные кассовые ордера, так и кассовая книга могут оформляться в электронном виде.
Все эти документы, оформленные в электронном виде, следует подписывать любыми видами электронных подписей, соответствующих требованиям Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Обоснование вывода:
Порядок применения контрольно-кассовой техники и порядок ведения кассовых операций в настоящее время регулируются:
- Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт" (далее - Закон N 54-ФЗ);
- Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (далее - Указание N 3210-У)*(1).
Вопросы ведения кассовой книги, заполнения приходных и расходных кассовых ордеров Законом N 54-ФЗ не регулируются.
Отметим, что следует избегать смешения понятий "денежный ящик онлайн-кассы" и "главная касса ИП". Порядок ведения кассовых операций в главной кассе предусмотрен Указанием N 3210-У.
Как и ранее, необходимо оформлять кассовые документы, предусмотренные п. 4.1 Указания N 3210-У:
- приходные кассовые ордера 0310001 (далее - ПКО);
- расходные кассовые ордера 0310002 (далее - РКО);
- и кассовую книгу 0310004 (п. 4.6 Указания N 3210-У).
Отметим, что индивидуальные предприниматели в некоторых случаях кассовую книгу вправе не вести (абзац девятый п. 4.6 Указания N 3210-У), хотя могут это делать для своего удобства.
Кассовые документы могут оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абзацем 27 ст. 1.1 Закона N 54-ФЗ, где дано определение фискальным документам (абзац 2 п. 4.1 Указаний N 3210-У). После закрытия смены на ККТ распечатывается отчет о закрытии смены, и денежные средства передаются в кассу организации (в данном случае - ИП). Формирование отчета о закрытии смены и оприходование выручки (при ее наличии) производятся по окончании рабочего дня (рабочей смены). Оформляется ПКО и вносится запись в кассовую книгу ИП.
Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии - руководитель (абзац восьмой п. 4.6 Указания N 3210-У).
ПКО, РКО и кассовая книга могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде (п. 4.7 Указания N 3210-У).
Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ) (абзац третий п. 4.7 Указания N 3210-У).
Электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст. 2 Закона N 63-ФЗ). При этом необходимо отметить, что ст. 5 Закона N 63-ФЗ устанавливает несколько видов электронной подписи:
- простая электронная подпись;
- неквалифицированная электронная подпись;
- квалифицированная электронная подпись.
Существуют разъяснения финансового ведомства, что в целях документального подтверждения расходов налогоплательщик наряду с документами на бумажных носителях может использовать документы, оформленные в электронном виде и подписанные (заверенные) электронной цифровой подписью (или квалифицированной электронной подписью) лица, ответственного за совершение хозяйственных операций в организации (письма Минфина России от 12.04.2013 N 03-03-07/12250, от 23.01.2013 N 03-03-06/1/24, от 28.05.2012 N 03-03-06/2/67, от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1, от 01.02.2011 N 03-03-06/1/47, от 28.07.2010 N 03-03-06/1/491).
При этом стоит отметить, что согласно положениям Закона N 63-ФЗ только информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).
В то же время информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия. Случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) или НК РФ не определены (письмо Минфина России от 25.12.2012 N 03-03-06/2/139). Поэтому при оформлении электронных счетов-фактур и при электронном взаимодействии с налоговыми органами (в том числе при сдаче налоговой отчетности) необходимо применять только квалифицированную электронную подпись.
В то же время при оформлении первичных учетных документов в электронном виде организации (ИП) могут использовать любой вид электронной подписи. Объясняется это тем, что согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны устанавливаться федеральными стандартами бухгалтерского учета. Но до настоящего времени такой стандарт пока не принят. Поэтому при оформлении первичных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись, при условии соблюдения требований Закона N 63-ФЗ (письмо Минфина России от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456).
Следовательно, лицо, осуществляющее кассовые операции, имеет право подписывать кассовые документы и кассовую книгу любым видом электронной подписи, соответствующей требованиям Закона N 63-ФЗ.
Рекомендуем отразить в учетной политике:
- виды применяемых электронных подписей и порядок их использования;
- документы, при подписании которых будет использоваться ЭП;
- порядок хранения квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Кассовая книга;
- Энциклопедия решений. Применение электронной подписи в целях бухгалтерского учета и налогообложения;
- Энциклопедия решений. Кассовые и иные документы, оформляемые при ведении кассовых операций;
- Энциклопедия решений. Учет выручки ККТ при передаче в кассу организации.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Буланцов Михаил

Ответ прошел контроль качества

23 мая 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) При этом:
- Законом N 54-ФЗ определены правила применения контрольно-кассовой техники (далее - онлайн-касс) при осуществлении расчетов в РФ в целях обеспечения интересов граждан и организаций, защиты прав потребителей, а также обеспечения установленного порядка осуществления расчетов, полноты учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей, в том числе в целях налогообложения и обеспечения установленного порядка оборота товаров (п. 2 ст. 1 Закона N 54-ФЗ);
- Указанием N 3210-У установлен порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами (п. 1 Указания N 3210-У).
Обязанности пользователей и правила применения ККТ установлены ст.ст. 1.2 и 5 Закона N 54-ФЗ. В частности, в обязанности пользователя входят в том числе обеспечение передачи в момент расчета всех фискальных данных в виде фискальных документов, сформированных с применением ККТ, в налоговые органы (п. 6 ст. 1.2 Закона N 54-ФЗ). При использовании онлайн-касс формируются фискальные документы, указанные в п. 4 ст. 4.1 Закона N 54-ФЗ, в частности:
- отчет об открытии смены;
- кассовый чек (бланк строгой отчетности);
- кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции);
- отчет о закрытии смены;
- отчет о текущем состоянии расчетов.