С 2019 года существенно изменился порядок применения КОСГУ при приобретении или изготовление подарочной и сувенирной продукции, не предназначенной для дальнейшей перепродажи, а также бланков строгой отчетности. Главное новшество – расходы на их покупку теперь надо отражать как увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения с применением подстатьи 349 КОСГУ.
Приобретенные учреждением материальные ценности, поступившие на склад, являются активом, и подлежат учету на балансе в составе материальных запасов. Для учета таких матзапасов, как БСО, подарочная и сувенирная продукция наиболее подходящим является счет 105 06 "Прочие материальные запасы". Заметим, что применение данного счета в отношении БСО вступает в определенное противоречие с п. 118 Инструкции № 157н (утв. приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н), который исключает учет бланочной продукции строгой отчетности на счете 105 06. Но другие счета подходят для этих целей еще меньше.
При этом Инструкция № 157н по-прежнему содержит указание о необходимости забалансового учета БСО – на счете 03, сувенирной продукции – на счете 07.
Правильно организовать учет таких материальных запасов на балансе и забалансовых счетах поможет наша пошаговая инструкция:
Шаг
Что учитываем, какие документы-основания оформить
Как отражать в учете
Комментарии, советы
Дебет
Кредит
1
БСО / подарки и сувениры приняты к балансовому учету в составе материальных запасов.
Когда?
Не позднее следующего дня после получения первичных документов.
Документ-основание:
Акт приемки бланков документов – для БСО, предназначенных для осуществления наличных денежных расчетов и/ или расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ. Подробнее об оформлении такого Акта смотрите здесь;
Для иных БСО и сувенирной продукции – Акт о приемке материалов (материальных ценностей) (форма 0504220).
0 105 36 349
0 302 34 73Х
Как правильно определить тип контрагента для кода 730 КОСГУ – смотрите здесь.
2
Оплата поставщику / подрядчику
Документ-основание: Товарная накладная или Акт выполненных работ.
0 302 34 73Х
0 201 11 610
Увеличение 18
(КОСГУ 349)
3
Выбытие с балансового учета бланков строгой отчетности.
Когда?
В момент выдачи БСО со склада материально-ответственному лицу.
Документ-основание: Требование-накладная (форма 0504204) или Накладная на внутреннее перемещение объекта нефинансовых активов (форма 0504102) или иные накладные, разработанные самостоятельно на основе данных форм.
0 401 20 272,
0 109 Х0 272
Увеличение 03
0 105 36 449
Учет на счете 03 – до момента оформления или передачи БСО другому юр.лицу, ответственному за оформление, либо до списания.
Порядок документального оформления операций по движению БСО установите в учетной политике.
Выбытие с балансового учетасувенирной продукции.
Когда?
В момент выдачи со склада подарков/ сувениров работнику учреждения, ответственному за организацию мероприятия.
Документ-основание:
Требование-накладная (форма 0504204) или Накладная на внутреннее перемещение объекта нефинансовых активов (форма 0504102) или иные накладные, разработанные самостоятельно на основе данных форм.
0 401 20 272,
0 109 Х0 272
Увеличение 07
0 105 36 449
Учет на счете 07 – до момента вручения подарков/ сувениров.
4
Списание с забалансового учета бланков строгой отчетности
Когда?
Периодичность отражения операций по списанию БСО прямо не установлена. В зависимости от отраслевой специфики деятельности периодичность списания может быть закреплена в учетной политике.
Документ-основание:
1. Акт о списании бланков строгой отчетности (форма 0504816):
при их оформлении/выдаче,
в связи с выявлением порчи, хищений, недостачи,
при принятии решения об их списании/ уничтожении
2. Акт приема передачи, разработанный самостоятельно: при передаче иному юридическому лицу, ответственному за их оформление/ выдачу
Уменьшение 03
Списание с забалансового учета сувенирной продукции
Когда?
По факту документального подтверждения вручения сувениров/подарков
Документ-основание:
Документы, разработанные на основе:
Акта о списании материальных запасов (форма 0504230);
Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210).
Примерный порядок применения документов о списании сувениров/ подарков смотрите здесь.
Уменьшение 07
Действующие нормативные правовые акты не устанавливают детальный порядок документального оформления операций с имуществом, учитываемым на забалансовом счете 07. Соответственно, его нужно разработать самостоятельно и утвердить в учетной политике.
На сегодняшний день не все вопросы учета и оформления операций с бланками строгой отчетности и сувенирной продукцией урегулированы нормативными актами. Но вполне вероятно, что при подготовке очередных изменений в Инструкции Минфин России уточнит порядок отражения в бухгалтерском учете указанных материальных ценностей.