Акционеру (физическое лицо) выплачены дивиденды за предыдущие годы. С выплаченных сумм удержан НДФЛ, но физическое лицо до настоящего времени не обновило паспортные данные в реестре акционеров. Данные об ИНН также в реестре акционеров отсутствуют. Нет никакой возможности с ним связаться.
Как сдать отчетность по НДФЛ в налоговый орган без паспортных данных и ИНН?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Кроме паспорта гражданина РФ при заполнении Справки 2-НДФЛ могут использоваться и иные документы (например, паспорт гражданина СССР).
Недостоверность предоставляемых налоговым агентом сведений о физических лицах может быть установлена налоговым органом только по результатам соответствующих контрольных мероприятий.
До установления данного факта ответственность по ст. 126 НК РФ к налоговому агенту не применяется.
При отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит в Справке 2-НДФЛ не заполняется.
Налоговому агенту следует осуществить мероприятия по актуализации персональных данных физических лиц.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета документ, содержащий сведения о доходах физических лиц истекшего налогового периода и суммах налога, исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период по каждому физическому лицу, ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, форматам и в порядке, которые утверждены федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов, если иное не предусмотрено п. 4 ст. 230 НК РФ.
В настоящее время форма данных сведений в виде Справки о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (далее - Справка 2-НДФЛ) и порядок их заполнения (далее - Порядок) утверждены приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@.
В Разделе I Порядка указывается, что в форме по общему правилу заполняются все реквизиты и суммовые показатели. Таким образом, исходя из Порядка, информация о паспортных данных налогоплательщика - физического лица является обязательной и отражается в разделе 2 "Данные о физическом лице - получателе дохода" Справки 2-НДФЛ.
В свою очередь, Разделом IV Порядка определено, что в поле "Фамилия, имя, отчество" указываются фамилия, имя и отчество налогоплательщика без сокращений в соответствии с документом, удостоверяющим личность (отчество может отсутствовать, если оно не указано в документе, удостоверяющем личность налогоплательщика), в поле "Серия и номер" указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика. При заполнении поля "Адрес места жительства в Российской Федерации" указывается полный адрес места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства. В поле "Адрес" указывается адрес места жительства в стране постоянного проживания.
При заполнении раздела 2 Справки 2-НДФЛ должны указываться актуальные сведения о физических лицах - получателях дохода, что следует из многочисленных разъяснений специалистов ФНС России.
В частности, в письмах ФНС России от 06.09.2017 N БС-4-11/17753@, от 01.11.2016 N БС-4-11/20817, от 06.04.2016 N БС-4-11/5909@ отмечается, что в случае представления налоговым агентом Справок 2-НДФЛ в соответствии с Порядком и в строгом соответствии с документом, удостоверяющим личность налогоплательщика, либо иным документом, подтверждающим адрес места жительства (при отсутствии иных нарушений форматно-логического контроля), такие сведения считаются прошедшими форматно-логический контроль и подлежат приему в полном объеме.
В письме ФНС России от 27.03.2018 N ГД-4-11/5667@ указывается, что раздел 2 Справки 2-НДФЛ должен быть заполнен налоговым агентом на основании данных документа, удостоверяющего личность налогоплательщика.
Из приложения N 1 к Порядку следует, что помимо паспорта гражданина РФ при заполнении раздела 2 Справки 2-НДФЛ может использоваться и иной документ, содержащий указанные необходимые сведения:
- военный билет (код 07);
- временное удостоверение личности гражданина РФ (код 14);
- иные документы (код 91).
Как видим, перечень документов, на основании которых заполняются (указываются) сведения о физическом лице, не является исчерпывающим. При этом до настоящего времени признается действительным паспорт гражданина СССР, удостоверяющий личность гражданина РФ, до замены его в установленные сроки на паспорт гражданина Российской Федерации (п. 3 Указа Президента РФ от 13.03.1997 N 232 "Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации").
Из вопроса следует, что у Вашей организации имеются устаревшие сведения о паспортных данных акционера.
Статьей 126.1 НК РФ установлена ответственность налоговых агентов за представление налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения.
При этом НК РФ не содержит определения понятия "недостоверные сведения". Специалисты ФНС России разъясняют, что к недостоверным можно отнести сведения, не соответствующие действительности, это могут быть любые ошибки, допущенные налоговым агентом при заполнении соответствующих реквизитов. Указанная ответственность также применяется в случае допущения ошибки в показателях, идентифицирующих налогоплательщиков - физических лиц (ИНН физического лица, фамилия, имя, отчество, дата рождения, паспортные данные), которая также может повлечь невозможность реализации в полном объеме прав физических лиц, а также прав и обязанностей налоговых органов (в части администрирования налога) (письмо ФНС России от 16.11.2016 N БС-4-11/21695@, п. 3 письма ФНС России от 09.08.2016 N ГД-4-11/14515).
Однако, по нашему мнению, достоверность или недостоверность предоставляемых налоговым агентом сведений может быть установлена налоговым органом только по результатам сравнения данных учета с данными представленных документов в процессе проведения соответствующих контрольных мероприятий.
Поэтому, пока налоговым органом в результате проведения контрольных мероприятий не будет установлено иное, считаем, что указание устаревших паспортных данных не приводит к привлечению налогового агента к ответственности по ст. 126.1 НК РФ.
При этом в решении ФНС России от 22.12.2016 N СА-4-9/24731@ высказывается мнение, что привлечение налогового агента к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126.1 НК РФ, за представление налоговому органу документов, содержащих недостоверные сведения о серии и номере паспорта и об адресе места жительства налогоплательщика, неправомерно.
Вместе с тем специалисты налогового ведомства разъясняют, что перед представлением Справки 2-НДФЛ налоговым агентам необходимо провести мероприятия по актуализации персональных данных физических лиц - получателей доходов в целях представления достоверных Справок 2-НДФЛ и проверить актуальность персональных данных работников, физических лиц - получателей доходов (письма ФНС России от 01.11.2016 N БС-4-11/20817, от 27.04.2016 N БС-17-11/63).
Отметим, что рекомендации по проведению мероприятий по актуализации персональных данных физических лиц не относится к тематикам, по которым службой Правового консалтинга готовятся заключения.
Что касается указания в Справке 2-НДФЛ ИНН получателей доходов, то, например, в письмах ФНС России от 22.03.2018 N ГД-2-14/562@, от 24.05.2016 N БС-3-11/2338@, от 09.03.2016 N БС-4-11/3697@ говорится, что при отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется.
Учитывая изложенное, полагаем, что неуказание ИНН в Справке 2-НДФЛ само по себе не может являться основанием для ее непринятия налоговым органом.
В свою очередь, в письмах ФНС России от 22.03.2018 N ГД-2-14/562@, от 06.09.2017 N БС-4-11/17753@ рекомендуется информацию об ИНН, присвоенном физическому лицу при постановке на учет в налоговом органе, уточнить на официальном сайте ФНС России (www.nalog.ru) в сервисе "Узнай ИНН".

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Завьялов Кирилл

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

25 апреля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.