Отражаются ли подарки сотрудникам в расчете по страховым взносам и в расчете по форме 4-ФСС, если сумма подарка менее 4000 руб.? Какими документами оформить выдачу подарков сотрудникам (с каждым сотрудником заключен договор дарения)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Подарки в денежной форме, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами, в расчете по страховым взносам и в расчете по форме 4-ФСС не отражаются.
Выдачу подарков в данной ситуации целесообразно оформить актом приема передачи.

Обоснование вывода:

Расчет по страховым взносам

Начиная с отчета за I квартал 2017 года расчет по страховым взносам представляется в налоговые органы по форме и в порядке, утвержденными приказом ФНС России от 10.10.2016 N ММВ-7-11/551@ (далее - Расчет, Порядок).
В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ объектом обложения страховыми взносами для плательщиков, указанных в абзацах втором и третьем пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ, если иное не предусмотрено ст. 420 НК РФ, признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в пп. 2 п. 1 ст. 419 НК РФ) в рамках, в частности, трудовых отношений. Не относятся к объекту обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения физлицам, перечисленные в п.п. 4-7 ст. 420 НК РФ.
Из положений ст. 420 НК РФ следует, что необходимость обложения страховыми взносами выплат как в денежной, так и в натуральной форме, производимых организацией своим работникам, зависит от того, производятся ли выплаты в рамках трудовых отношений либо на основании гражданско-правового договора, предметом которых является переход к работникам права собственности на передаваемое имущество.
В силу части первой ст. 15 ТК РФ под трудовыми отношениями понимаются отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции.
Трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, к обязательным условиям которого относятся условия оплаты труда, в том числе размер тарифной ставки или оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты (часть первая ст. 16, часть вторая ст. 57 ТК РФ).
Определение понятия заработной платы содержится в части первой ст. 129 ТК РФ, согласно которой заработной платой (оплатой труда работника) является вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты). Заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. В свою очередь, системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права (части первая и вторая ст. 135 ТК РФ).
Следовательно, любая выплата работнику, производимая в рамках трудовых отношений, обусловлена выполнением им своей трудовой функции.
В соответствии с п. 1 ст. 572 ГК РФ по договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом. Как следует из этого определения, договор дарения является безвозмездным, то есть передача вещи не обусловлена каким-либо встречным предоставлением со стороны одаряемого (передачей другой вещи, выполнением работы, оказанием услуги и т.д.).
По мнению представителей финансового ведомства, в случае передачи подарков работнику по договору дарения у организации объекта обложения страховыми взносами на основании п. 4 ст. 420 НК РФ не возникает (п. 3 письма Минфина России от 21.03.2017 N 03-15-06/16239, письмо Минфина России от 20.01.2017 N 03-15-06/2437).
Отметим, что и до 1 января 2017 года (в период действия Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ) контролирующие ведомства придерживались аналогичной позиции (смотрите, например, письма Минтруда России от 22.09.2015 N 17-3/В-473, ПФР и ФСС от 29.07.2014 N НП-30-26/9660, N 17-03-10/08-2786П, ПФР от 29.09.2010 N 30-21/10260).
При этом обратите внимание, что подарки, выдаваемые работникам к праздничным датам по договорам дарения, могут быть расценены проверяющими как вознаграждение за труд, облагаемое страховыми взносами.
Причем суды в некоторых случаях поддерживают проверяющие органы.
Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 15.05.2014 N Ф07-2542/14 рассмотрена ситуация, при которой ценные подарки выделены в соответствии с приказами генерального директора общества в связи предстоящими праздничными датами - Днем защитника отечества, Международным Женским днем 8 марта и Всемирным днем донора женщинам или мужчинам, работающим в организации по состоянию на конкретную дату, либо работникам, принимающим активное участие в донорском движении (согласно прилагаемым спискам). Награждение сотрудников ценными подарками производилось в порядке, утвержденном Положением о поощрениях в обществе, которое является неотъемлемой частью коллективного договора. В свою очередь, поощрительные выплаты, установленные коллективным договором, входят, исходя из содержания пункта 2.2 трудовых договоров общества с работниками, в состав заработной платы. На этом основании судами установлено, что спорные выплаты по своей сути являются элементами оплаты труда и подлежат включению в расчетную базу для начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование. Определением Верховного Суда РФ от 27.08.2014 N 307-ЭС14-377 обществу отказано в передаче кассационной жалобы для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ.
В постановлении АС Северо-Западного округа от 07.12.2016 N А44-1285/2016 рассмотрена ситуация, когда работникам регулярно к различным праздничным датам выдавались подарки в денежной форме. Суды установили, что размер подарка определялся в зависимости от должности работника и его зарплаты. В бухгалтерском учете денежные средства по договорам дарения отражались по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы" и кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". Суммы выплаченных денежных средств по договорам дарения были отражены в сводах начислений, расчетных листках конкретных работников. Суды, основываясь на положениях трудового и гражданского законодательства, пришли к выводу, что выплаты работникам денежных подарков общество осуществляло не в рамках гражданско-правовых отношений, а само заключение договоров дарения фактически прикрывало оплату труда работников общества. Суды пришли к выводу, что спорные выплаты являются частью системы оплаты труда и носят стимулирующий характер, поэтому подлежат включению в базу для исчисления страховых взносов по обязательному социальному страхованию. При этом суды не отрицают того, что выплаты, произведенные по договорам дарения, не подлежат обложению страховыми взносами, если такая передача имущества осуществлялась вне рамок трудового договора. Определением Верховного Суда РФ от 06.03.2017 N 307-КГ17-54 обществу отказано в передаче кассационной жалобы для рассмотрения в судебном заседании Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ.
В определении Верховного Суда РФ от 13.01.2017 N 302-КГ16-18960 судьи признали, что спорные выплаты в виде подарков своим работникам в денежной форме в честь праздничных событий - Дня работников морского и речного флота, окончания навигации 2012, 2013, 2014 годов, переданных по договорам дарения, не относятся к объекту обложения страховыми взносами и не подлежат включению в базу для их начисления. Денежные подарки вручались на основании приказов общества о выдаче ценных подарков, договоров дарения и актов приема-передачи к указанным договорам в честь праздничных событий. При этом судьи пришли к выводу о том, что спорные подарки не являются выплатами в рамках трудовых отношений, не связаны с выполнением работниками трудовых обязанностей, не являются компенсирующими или стимулирующими, не носили систематического характера и не зависели от результатов и качества труда работников общества, кроме того, условие о выдаче подарков не включено в систему оплаты труда. Вручая работникам подарки в денежном эквиваленте, общество не обусловливало передачу подарков встречным выполнением работниками каких-либо функций. Из приказов общества о выдаче ценных подарков не следует, что подарки выдаются в качестве поощрения за определенное качество, сложность, количество выполняемой работы. Исходя из дат принятия приказов о выдаче ценных подарков и пояснений общества, основанием выдачи подарков являлось празднование Дня работников морского и речного флота (первое воскресенье июля) и окончания навигации 2012, 2013, 2014 годов, что также подтверждает факт безвозмездности передачи подарков. Доказательств того, что выдача подарков работникам производилась в соответствии с трудовым договором и расценивалась в качестве вознаграждения за труд либо в качестве выплат компенсационного или стимулирующего характера, Управлением ПФР в материалы дела не представлено (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 19.09.2016 N Ф02-4382/16, рассматриваемое Верховным Судом РФ).
В постановлении АС Уральского округа от 16.06.2017 N А76-21244/201 судами установлено, что выдача подарков связана с праздником 8 Марта, а не с трудовой деятельностью сотрудниц и выполнением ими трудовых обязанностей, не носила обязательного характера и не зависела от результатов и качества их труда; условие о выдаче подарков не включено в систему оплаты труда; подарки не вручались за определенный результат работы, не дифференцировались и не отличались в стоимости в зависимости от стажа (времени работы), должности и квалификации работника, условий, сложности, результатов и качества его работы; сотрудницы не поощрялись за добросовестный труд, то есть подарки не носили стимулирующий характер премирования. На основании этого судами сделан вывод о том, что при дарении подарков сотрудницам в связи с праздником у общества не возникает объект обложения страховыми взносами. К аналогичным выводам суды пришли в определениях Верховного Суда РФ от 24.10.2014 N 303-КГ14-2755, от 26.09.2014 N 309-КГ14-1366, постановлении ФАС Поволжского округа от 29.04.2014 N Ф06-5518/13.
Таким образом, в рассматриваемом случае во избежание спорных ситуаций следует проанализировать риск переквалификации выдачи подарков в поощрительные выплаты, поскольку, как показывает судебная практика, при вынесении решений суды исходят из конкретных обстоятельств и документов.
Выдача подарков в денежной форме, производимых вне рамок трудовых отношений, не признается объектом обложения страховыми взносами.
Исходя из положений Порядка в Расчете в соответствующих строках и графах отражают суммы выплат и иных вознаграждений, поименованные в п.п. 1 и 2 ст. 420 НК РФ (п.п. 7.5, 8.4, 11.4 Порядка). Также в соответствии с Порядком в Расчете отражаются суммы выплат и иных вознаграждений, не подлежащие обложению страховыми взносами в соответствии со ст. 422 НК РФ (п.п. 7.6, 8.5, 11.5 Порядка).
Согласно п. 1 ст. 421 НК РФ база для исчисления страховых взносов для плательщиков, указанных в абзацах втором и третьем пп. 1 п. 1 ст. 419 НК РФ, определяется по истечении каждого календарного месяца как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 420 НК РФ, начисленных отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода нарастающим итогом, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ.
Следовательно, в Расчете отражается база для исчисления страховых взносов, рассчитанная в соответствии со ст. 421 НК РФ как разность между начисленными суммами выплат и иных вознаграждений, которые включаются в объект обложения страховыми взносами в соответствии с п.п. 1 и 2 ст. 420 НК РФ, и суммами, не подлежащими обложению страховыми взносами в соответствии со ст. 422 НК РФ (п.п. 7.7, 8.6, 11.7 Порядка).
При этом суммы выплат и иных вознаграждений, поименованные в п.п. 4-7 ст. 420 НК РФ, не признаются объектом обложения страховыми взносами и, соответственно, не отражаются в Расчете (письмо ФНС России от 08.08.2017 N ГД-4-11/15569@ "О заполнении расчета по страховым взносам").
Этот вывод применительно к выплатам, производимым на основании п. 4 ст. 420 НК РФ, конкретизирован в письме Минфина России от 01.11.2017 N 03-15-06/71986. Здесь сообщено, что с учетом положений п. 4 ст. 420 НК РФ такие выплаты (речь шла о выплатах по договорам аренды транспортного средства физлицам, являющимся и не являющимся сотрудниками организации) не отражаются в Расчете:
- по строкам 030 подраздела 1.1 (по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование) и подраздела 1.2 (по страховым взносам на обязательное медицинское страхование) Приложения 1 к разделу 1 Расчета;
- по строке 020 Приложения 2 (по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством) к разделу 1 Расчета;
- по строке 210 подраздела 3.2.1 раздела 3 Расчета.

Расчет по форме 4-ФСС

Выплаты и иные вознаграждения, начисляемые страхователями в пользу застрахованных лиц в рамках, в частности трудовых отношений, признаются также объектом обложения страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (далее - от НС и ПЗ) (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее - Закон N 125-ФЗ)). Также объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ и (или) оказание услуг, если в соответствии с указанными договорами заказчик обязан уплачивать страховщику страховые взносы.
Таким образом, обложение стоимости подарков, выдаваемых работникам, страховыми взносами от НС и ПЗ также зависит от того, производятся они в рамках трудовых отношений или нет, а также в случае заключения гражданско-правового договора от того, является ли его предметом выполнение работ или оказание услуг (а не переход права собственности на имущество, как, например, в нашем случае).
Судьи также считают, что, если передача подарков непосредственно не связана с выполнением работниками трудовых обязанностей, не является стимулирующей или компенсирующей выплатой, имеет разовый и необязательный характер, стоимость подарков определялась вне зависимости от стажа работника и результатов его работы, стоимость таких подарков не должна учитываться при расчете базы по страховым взносам от НС и ПЗ (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 23.05.2012 N А33-15492/2011). Аналогичные выводы представлены в постановлениях ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 N Ф06-3697/13, ФАС Северо-Западного округа от 23.12.2013 N Ф07-4213/13.
Следовательно, не признается объектом обложения страховыми взносами от НС и ПЗ выдача подарков в денежной форме вне рамок трудовых отношений или вне рамок гражданско-правовых договоров, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг.
Расчет по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения с 2017 года представляется по форме 4-ФСС и в порядке, которые утверждены приказом ФСС РФ от 26.09.2016 N 381 (далее - 4-ФСС, Порядок по заполнению 4-ФСС).
Из положений Порядка по заполнению 4-ФСС следует, что в 4-ФСС отражаются выплаты и иные вознаграждения, предусмотренные п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ, начисленные страхователями в пользу застрахованных лиц, и выплаты, не подлежащие обложению страховыми взносами на основании ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ, то есть база для начисления страховых взносов, определяемая в соответствии с п. 2 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ (п.п. 7.1-7.3 Порядка по заполнению 4-ФСС).
Соответственно, выплаты, не признаваемые объектом обложения страховыми взносами от НС и ПЗ, в 4-ФСС не отражаются. К таким выплатам относится и передача подарков на основании договора дарения, предметом которого является переход права собственности на имущество, а не выполнение работ, оказание услуг.
Следовательно, подарки в денежной форме, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами, в Расчете не отражаются.

Документальное оформление передачи подарка

В соответствии с частью 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. На основании первичных документов ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания (часть 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Факт передачи подарка работнику необходимо оформить соответствующим первичным документом.
Согласно части 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ все формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта, а разрабатывает - лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
В данной ситуации с каждым работником оформлены договоры дарения. Как правило, в подобном случае передача дара оформляется актом приема-передачи (смотрите, например, письмо Минфина России от 02.07.2012 N 03-04-05/9-809).
Поэтому мы полагаем, что передачу подарка целесообразно оформить актом приема-передачи. Акт может быть составлен в произвольной форме и должен содержать все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные частью 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Порядок сдачи отчетности плательщиками страховых взносов, производящими выплаты физическим лицам (с 1 января 2017 года);
- Энциклопедия решений. Выплаты, не относящиеся к объекту обложения страховыми взносами с 1 января 2017 года;
- Энциклопедия решений. Объект обложения страховыми взносами от несчастных случаев и профзаболеваний;
- Энциклопедия решений. Учет подарков работникам;
- Энциклопедия решений. Договор дарения;
- Энциклопедия решений. Форма договора дарения;
- Энциклопедия решений. Договор дарения денег;
- Энциклопедия решений. Стороны договора дарения. Запрещение и ограничения дарения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Пивоварова Марина

Ответ прошел контроль качества

1 февраля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.