06.08.2018

ссылка на статью: бухвести.рф/108590

Что изменилось в оформлении копии трудовых книжек с 01.07.2018?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Следует обратить внимание на требования к двум реквизитам, традиционно используемым для заверения копии трудовой книжки: "отметка о заверении копии" и "оттиск печати".

Обоснование вывода:
Пунктами 3.1.23-3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) предусмотрено, что копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, а заверенной считается такая копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Требования к порядку заверения копий документов утверждены п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (далее - Указ)*(1). В соответствии с этой нормой государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью; на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Пункт 5.26 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст (далее - ГОСТ - 2016) и вступившего в силу с 1 июля 2018 года, определяет правила проставления заверительной надписи на копиях документов: отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). При этом нововведением является требование к реквизиту "отметка о заверении копии" при заверении копии документа, предоставляемого в другую организацию. Так, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за ... год"), и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица и должна проставляться, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "М.П." ("Место печати") (п. 5.24 ГОСТа -2016).
Следует отметить, что Указ устанавливает порядок выдачи копий документов, исходящих от предприятий, учреждений и организаций, а ГОСТ-2016 содержит требования к оформлению организационно-распорядительных документов, но трудовая книжка к таковым документам не относится. Так согласно ч. 1 ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Однако, учитывая отсутствие специального порядка заверения копий трудовых книжек, полагаем, что работодатель может заверять их в том же порядке, какой предусмотрен Указом и ГОСТ-2016 (требования которых практически идентичны).
Поскольку ни Указ, ни ГОСТ-2016 не указывают, каким образом должна заверяться копия документа, состоящего из нескольких листов, то целесообразно воспользоваться разъяснениями, данными в письме Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142.

К сведению:
1. В соответствии со ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации" применение национального стандарта (в т.ч. ГОСТ-2016) является добровольным.
2. Требования, аналогичные ГОСТ-2016, содержит приказ Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 "Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти".

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Евсюкова Валентина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

20 июля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Необходимость применения данного порядка при заверении копий документов, связанных с работой, подтверждается судебной практикой (смотрите, например, определения Санкт-Петербургского городского суда от 22.11.2017 N 33-24961/2017, апелляционное определение СК по гражданским делам Свердловского областного суда от 17.01.2017 по делу N 33-663/2017, апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 13.08.2014 по делу N 33-11730/2014).